Styrelsemötet

Bostadsrättsförening – styrelsearbete

Många föreningar har duktiga ordföranden med lång erfarenhet att leda styrelsemöten, så detta avsnitt är inte primärt till för er. Men det finns också föreningar som har problem, ordföranden är kanske ny och ovan, eller hela styrelsen kan var nyvald och sakna erfarenhet. Hur ska ett styrelsemöte gå till?

Ordföranden har ansvaret för att möten sammankallas, och att det finns en dagordning. Bäst är att boka in styrelsemötena ett halvår framåt, helst på en fast veckodag, varje månad. Till varje möte ska det finnas en dagordning, och den ska skickas eller delas ut några dagar innan. Med dagordningen bör man bifoga skriftligt material och beslutsunderlag som kan finnas till de olika frågorna, t ex attestlista och kopia på skrivelser. Alla ledamöter måste få en rimlig chans att läsa på och förbereda sig. Vilket också är en skyldighet, en skyldighet att alltid komma till styrelsemötet väl förberedd och påläst.

Vilka punkter brukar förekomma, och vilka ska förekomma?

Exempel på dagordning i en stor förening (med våra kommentarer)

 

1. Mötets öppnande (bara ett klubbslag)
2. Fastställande av dagordning (mötet godkänner eller ändrar)
3. Val av protokolljusterare (en ledamot, kan förslagsvis alternera)
4. Föregående protokoll (gås igenom och godkänns/korrigeras)
5. Attestlista, månadens utbetalningar (skall godkännas)
6. Ekonomisk rapport / restantier (kassör/vicevärds rapport)
7. Lägenhetsöverlåtelser (rapport eller beslut)
8. Andrahandsuthyrning (rapport eller beslut)
9. Skrivelser från medlemmar (måste behandlas)
10. Diverse rapporter (om sånt som hänt)
11. Pågående underhåll/reparation A (rapport/beslut)
12. Pågående underhåll/reparation B (rapport/beslut)
13. Kommande underhåll/reparation C (rapport/beslut)
14. Problem D (rapport/beslut)
15. Problem E (rapport/beslut)
16. Problem F (rapport/beslut)
17. Uppdatering hemsida, infoblad, etc (beslut)
18. Övriga (på mötet nyanmälda) ärenden (diskussion, beslut?)
19. Nästa sammanträde(n) (beslut)
20. Mötets avslutande ("tack för ikväll", klubbslag)

Som synes en ganska diger dagordning, men det viktiga är att den är detaljerad och att varje fråga är avgränsad med egen punkt på dagordningen. I små föreningar blir det förstås färre punkter.

Hur lång tid ska ett möte ta?

Ja, vi är lite bestämda här och svarar 2-3 timmar, inte mer, inte mindre. I riktigt små föreningar med en effektiv styrelse kan det gå på 1 timme. Problemet är att det ibland kan dra iväg betydligt längre än så, diskussionerna vill aldrig ta slut, och förslagen blir många och svårhanterliga. Här kommer förberedelserna in: ju mer förberedda och pålästa alla är, ju mindre “svammel” och ovidkommande frågor brukar det bli. Sen hänger det mycket på ordföranden: alla måste få komma till tals, men man måste också våga bryta och gå till beslut, när alla fått säga sitt.

Dela upp tiden

Ett särskilt knep för att hålla tiden är att i förväg värderar varje punkt och avsätta en viss tid till varje punkt. På dagordningen skrivs då ut hur många minuter respektive punkt får ta: 5 min, 10 min, 20 min, etc. Man delar alltså upp mötestiden så att hela dagordningen hinns med. Alla får på så sätt en fingervisning om hur länge man kan diskutera på varje punkt, och ordföranden ser lätt under kvällen hur man ligger till tidsmässigt. Sen går det inte att följa detta strikt i alla lägen, men det är faktiskt en väldigt god hjälp.

 

Vårt tips: förbered mötet noga, och ge varje punkt en begränsad tid.

 

© Borättupplysning Skåne

125 Responses to “Styrelsemötet”

  1. Bo Svensson skriver:

    Hej Lennart
    Jag bor i en bostadsrättsförening med 21 lägenheter. Jag var styrelseledamot och var kallad till ett styrelsemöte. Jag blev utsedd av mötet att skriva mötets protokoll. Mötet beslutade i en fråga som ska handläggas på föreningsstämma Jag reserverade mig för beslutet, men övriga styrelsemedlemmar röstade för beslutet. Jag sa att man måste följa föreningens stadgar om att frågan ska behandlas på föreningsstämma. Efter mötet skrev jag protokollet för mötet och lämnade det till personen som skulle justera det. Varefter den personen gav det till ordföranden. Jag avgick samma dag/ senare på kvällen/ från styrelsen då jag ansåg att styrelsen agerat felaktigt, men satt med under hela styrelsemötet. Ordföranden meddelade mig några dagar senare att dom skulle skriva ett helt nytt protokoll bla för att det jag skrivit ej hade diskuterats utan det var en helt annan fråga som det beslutades om. Jag sa till ordföranden att mitt protokoll inte fick skrivas om. Utan om inte min text enligt honom var riktig skulle ett tillägg göras. Styrelsen har nekat mig att få protokoll från mötet. I våra stadgar står det att styrelsens protokoll är tillgängligt för ledamöter, suppleanter och revisorer. Protokollen från alla tidigare möten har skickats ut till alla som varit kallade till styrelsemötena. I lagen för ekonomiska föreningar står inget om till vem ett styrelseprotokoll ska lämnas. Då jag var ledamot under hela mötet har jag ansvar för beslut som fattats på mötet och på grund av detta har jag rätt att veta vad som står i protokollet. Det är ett bevismaterial för styrelsemedlemmen i vilka frågor man röstat för eller mot eller gjort någon reservation om något i framtiden ska bevisas.
    Hur ser du på att styrelsen har skrivit ett helt nytt protokoll och dessutom någon skriver protokollet som ej var vald till sekreterare vid mötet.
    Jag har som sekreterare vid mötet undertecknat det protokoll som jag har skrivit. Jag har inte undertecknat något nytt protokoll.
    Är det en urkundsförfalskning ?
    Hur ser du Lennart på detta ?
    Med vänlig hälsning
    Bo Svensson

    Utanför frågan/ditt swish-nummer för inbetalning av avgift

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Först och främst vill jag säga att jag inte alls kan kommentera den ursprungliga frågan (den ni tvistade om på styrelsemötet), eftersom jag inte har en aning om vad det hela handlade om. Men tydligen var du i ensam minoritet, och dessutom avgick kort därefter. Det gör i praktiken din sits mycket svår. Möjligen har ett formellt fel begåtts i samband med protokollskrivandet, men det kan du inte göra så mycket åt nu, i detta läge. Tyvärr. Din version står mot övriga styrelsens version. Om styrelsen presenterar ett formellt riktigt protokoll från styrelsemötet, så är det det som kommer gälla, även om det kanske inte återger händelserna korrekt enligt din mening.

      Du kan kontakta föreningens revisor. Den andra möjligheten är att vända dig till övriga medlemmar, ta upp frågan på nästa föreningsstämma. Men det hänger på hur pass allvarlig ursprungsfrågan var, om det verkligen var en så avgörande fråga, som måste fattas på föreningsstämma. Då har du en möjlighet att få den frågan prövad. Men frågan om protokollskrivandet kan du nog inte göra något åt.

  2. Bo Svensson skriver:

    Hej Lennart
    Jag har inte fått något nummer till dig för att swisha avgiften till dig, efter min senaste fråga.
    Jag har en fråga till dig. En styrelseledamot blir kallad till möte. Ledamoten infinner sig till mötet. Ledamoten får inget protokoll efter mötet när det är justerat, dock övriga ledamöter. Bostadsrättsföreningens stadgar säger att styrelseledamöter och styrelsesuppleanter ska ha tillgång till styrelseprotokollet för mötet. Styrelseprotokollet är ju ett bevismaterial för vad som beslutats på mötet. Ska inte alla ledamöter vid mötet få ett exemplar av styrelseprotokollet. Hur kan man annars bevisa vad som sagts och beslutats vid mötet i framtiden om/utifall någon tvist uppkommer.
    Kort tid efter mötet avgår denna styrelseledamot ur styrelsen. Bostadsrättsförening säger nu att han/hon var en före detta styrelsemedlem vid mötet. Är det rätt? Jag var ju med på mötet. Kan man hävda att så är fallet? Man måste kunna skaffa sig protokollet. MVH Bo Svensson.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Uppenbarligen finns/fanns det en djup konflikt inom styrelsen. Personen i fråga hävdar att hen var ledamot på styrelsemötet, övriga(?) ledamöter påstår att hen inte var ledamot. En avgång ur styrelsen ska protokollföras, och om allt gått rätt till ska det alltså framgå när ledamoten avgick. Men tydligen finns det en otydlighet, och en oenighet här, och protokoll som kanske inte speglar händelserna korrekt. Börja med att begära fram protokollet där ledamotens avgång finns protokollfört. Dessutom kan man kontrollera med Bolagsverket, när förändringen är registrerad. En avgång måste vara registrerad för att vara giltig.

      Som enskild, kanske ”utfryst” ledamot, är det mycket svårt att få rätt, och hävda sina rättigheter. De enda möjligheter som i praktiken då står till buds är att 1) berätta för revisorn, och 2) ta upp frågorna på nästa årsstämma, eller 3) mobilisera andra medlemmar för att kalla till extrastämma eller särskild granskning.

      Angående dina specifika frågor om protokollet, så naturligtvis ska en ledamot som deltagit på ett styrelsemöte kunna få en kopia av protokollet. Men om styrelsen hävdar att ledamoten inte var ledamot blir det ju svårt. Men som sagt, protokollet med ledamotens avgång ska alltid kunna fås ut.

      Bidrag emottages tacksamt:
      Swish 1233 943 693 Plusgiro 120509-5 Bg 461-0705
      Förslag på belopp 100/200/300kr.

Leave a Reply for Anneli