Attesträtt och attestregler

Attesträtt och attestering i en bostadsrättsförening

Att granska och betala föreningens fakturor är en central del i styrelsens uppdrag. Själva betalningen görs ofta av en redovisningsbyrå, eller av föreningens kassör om man sköter ekonomin själv. Men hur granskningen går till ska regleras i föreningens attestregler.

Bakgrund: Hela styrelsen ansvarar för de utbetalningar som görs. Alltså skulle alla fakturor kunna hanteras på styrelsemötena. Men det är en klumpig hantering, och skulle kräva att styrelsen träffades ganska ofta pga fakturornas förfallodagar. Därför har man istället attestregler.

Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstankar om oegentligheter, och dels för att minska risken att felaktiga eller tveksamma fakturor slinker igenom (felaktiga fakturor förekommer oftare än man tror!).

Det allra vanligaste är att attesträtten läggs på ordföranden, tillsammans med en ledamot, t ex kassören, om sådan finns. Eller ordföranden och ytterligare en ledamot, vilken som helst.

Men det är viktigt att den eller de som attesterar är insatta och förstår vad fakturorna avser. Har man t ex haft entreprenörer som gjort ett arbete måste den som granskar fakturorna känna till vad som levererats eller vad som utförts. Om det är så att den som beställt ett arbete inte har attesträtt, bör denne alltså också kontrollera fakturan.

Grunden är alltså att två personer tillsammans attesterar alla fakturor. Men sen brukar man av praktiska skäl göra undantag. I större föreningar med många fakturor är det t ex vanligt att ordföranden, eller den fakturaansvarige, ensam får attestera småfakturor upp till en visst gräns, t ex 5.000 kr.

Och i större föreningar där man har en anställd vicevärd är det vanligt att attesträtten överlåts till denne, t ex att han/hon ensam får attestera fakturor upp till ett viss angivet belopp. Man kan också bestämma att vissa typer av fakturor får undantas och hanteras speciellt, t ex regelbundna fakturor för värme, vatten, el och räntor. (Anledningen är att sådana fakturor grundas på fasta avgifter och avtal, och skulle något bli fel kan man alltid få det korrigerat, även lång tid efteråt.)

Dock ska man aldrig överlåta attesträtten till sin redovisningsbyrå, då man där sällan har direkt kunskap om vad som gjorts eller levererats till föreningen. Undantag möjligtvis för räntefakturor och konsumtionsavgifter enligt ovan (värme, vatten el, etc.).

Ett specialfall är kontantutlägg eller utbetalningar till styrelseledamöterna själva, sådana utbetalningar får aldrig attesteras av den berörda ledamoten själv.

Attestreglerna är alltså en del av styrelsens interna kontrollsystem, och brukar beslutas om på konstituerande styrelsemöte. Men hela styrelsen bör ha insyn i vilka utbetalningar som görs. Anledningen är ju att hela styrelsen har ett gemensamt ansvar. Ett vanligt sätt är genom en attestlista, där den ekonomiansvarige inför varje styrelsemöte redovisar samtliga utbetalningar/fakturor som gått till betalning. Attestlistan diskuteras på styrelsemötet, och därefter “godkänns” den. Eller också har man någon anmärkning, och då får det försöka rättas till i efterhand.

En annan del av styrelsens insyn är att alla ledamöter fortlöpande bör informeras om aktuell ställning i resultaträkningen och andra rapporter, t ex saldolistan över obetalda avgifter/hyror.

 

Exempel på attestregel i en liten förening:

”Föreningens fakturor attesteras av ordföranden och ytterligare en ledamot i förening.”

 

Exempel på attestregler i en större förening med anställd vicevärd:

”Föreningens fakturor attesteras enligt följande: Upp till 10.000 kr av vicevärden själv. Över 10.000 kr av vicevärd i förening med ordföranden eller vice ordföranden. Undantag fakturor kontogrupp 43 (konsumtionsavgifter) som vicevärd får attestera ensam.”

 

© Borättupplysning Skåne

22 Responses to “Attesträtt och attestregler”

  1. Adriana skriver:

    Kan suppleanter som är engagerad på samma sätt som ledamöter attestera? I vår förening det finns ingen skillnad mellan ledamot och suppleant, alla jobbar på samma sätt.
    Tack på förhand
    Adriana

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Ja, det är inga juridiska problem att låta en suppleant ha attesträtt. Eller någon annan utomstående som fått fortroendet. Vad man däremot aldrig får glömma är att det fortfarande alltid är styrelsens ordinarie ledamöter som är ytterst ansvariga för föreningens ekonomi, och vilka utbetalningar som görs. Så även om en suppleant godkänt och attesterat en faktura, så är det de ordinarie ledamöterna som är ansvariga. Därför är det viktigt att alla utbetalningar redovisas på styrelsemötena.

  2. S Eriksson skriver:

    Hej
    Jag undrar en sak, får en revisor godkänna fakturor som ska betala ut?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Nej, det är inte revisorns sak att godkänna fakturor, det ska styrelsen göra. Revisorn ska bara kontrollera styrelsens arbete i efterhand.

  3. Mari skriver:

    Hej! Jag undrar om den nyvalda styrelsen kan attestera eller om man måste vänta tills styrelsemedlemmarna är registrerade av bolagsverket? Vem är i så fall ytterst ansvarig?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Den nya styrelsen har fullt ansvar så snart stämman är avslutad, och det gäller naturligtvis även fakturahanteringen. Hur man vill göra med attesteringarna är upp till styrelsen att besluta om, ytterst ansvarig är alltid ordföranden.

  4. Tobias Viljoen skriver:

    Hej,
    Jag blev utsedd till rivisor för medlemmar i min Bostadsrättsförening och som amatör är jag inte insatt i all lagar m.m.
    Det har kommit information till mig att väldigt många medlemmar inte är nöjd med hur styrelsen sköter sig och bl a att en suppleant har attesterat räkningar m.m.
    Får en suppleant överhuvudtaget attestera och även göra det ensam?
    Borde det inte bli som du säger ovan, Ordförande och en ledamot tillsammans.
    Finns det stöd för detta i lagtext?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Angående attesträtt är detta något styrelsen beslutar om, och de kan överlåta den till vem de vill. Ansvaret för hanteringen av ekonomin ligger ändå kvar på styrelsen. Däremot kan man som revisor ge en anmärkning om man inte tycker det fungerar på ett bra och säkert sätt.

  5. Ebba skriver:

    Hej! Kontantutlägg eller utbetalningar till styrelseledamöterna (t ex resekostnader i samband med införskaffning av material, lön för trädgårdsarbete mm). Hur är reglerna för denna attestering? Krävs det fortfarande två stycken som attesterar, kan dessa vara med i styrelsen eller vara en partner till berörd styrelsemedlem?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det är styrelsen som ansvarar för all utbetalningar. Hur själva godkännandet (attesteringen) ska gå till bestämmer man inom styrelsen. Men en självklar princip är att aldrig attestera sin egna personliga utlägg eller ersättningar, det måste alltid någon annan (i styrelsen) göra. Hela styrelsen bör även (åtminstone i efterhand) godkänna alla transaktioner. Tänk också på att all ersättning till styrelseledamöterna måste redovisas öppet i årsredovisningen och vara godkända av föreningsstämman.

  6. Gunnar skriver:

    Hej! Är det lämpligt att styrelsemedlem som inte bor permanent i föreningen och endast sporadiskt besöker föreningen är attestansvarig för föreningens fakturor?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Nej, det är naturligtvis olämpligt. Men styrelsen ansvarar för hur detta ska skötas, och har det slutliga ansvaret för föreningens pengar. Kanske finns det ingen som är lämpligare?

  7. Morgan skriver:

    Hej! Måste fakturor vara attesterade först för att sen kunna betalas ut?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Någon måste ju kontrollera vilka fakturor som ska betalas och att de är ok. Men hur detta ska gå till bestämmer ni själva i styrelsen. Det väsentliga är att styrelsen, hela styrelsen, i slutändan är ansvarig för föreningens ekonomi och alla utbetalningar som gjorts.

  8. Anna skriver:

    Jag har en fråga ang citat från ovan text:

    ”Ett specialfall är kontantutlägg eller utbetalningar till styrelseledamöterna själva, sådana utbetalningar får aldrig attesteras av den berörda ledamoten själv.”

    Var kan man hitta det i lagtext och hänvisa till?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Jag vet faktiskt inte om själva attesterandet uttryckligen är reglerat i lag, och i så fall var. Men man kan jämföra med vad som sägs i föreningslagen angående jäv generellt:
      (7 kap. 23§) ”En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om … avtal mellan styrelseledamoten och föreningen…
      En ledamot får alltså inte handlägga frågor som berör ledamoten själv, och däri inbegrips all form av attestering, enligt min bestämda uppfattning.

  9. Lucas skriver:

    Hej jag har en fråga om vad man har för skyldighet som attest ansvarig när det kommer in fakturor som är väldigt undermålig specifikation på flera tusen. Är man skyldig att bestrida fakturan om man inte kan förklara den för en revisor?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Man bör betrakta det som om det var en faktura som man själv fått. Accepterar man inte specifikationen eller förstår vad det hela rör sig om, bör man bestrida fakturan. Några skyldigheter finns inte, men sköter man inte det fortroende man fått som attestansvarig riskerar man ju att åsamka föreningen onödiga kostnader, och få kritik för det.

  10. Bewa skriver:

    Bor i en BRF som HSB förvaltar på alla sätt, bl.a ekonomin. Alla fakturor går till HSB centralt först sen till gällande distrikt. HSB:s ekonom får (troligen) ta del av fakturan först, sen ska ordföranden attestera och efter honom vår HSB förvaltare innan den går in i systemet till betalning. Vems huvudansvar är det om en stor kredit bokförs som debet och sen när nästa kredit pga av detta kommer även den bokförs som debet, dubbelfel alltså. Även påminnelsefakturor läggs in fel med 30 dagar trots att det står omg. betalning. Det är svårt att ta upp sådana frågor utan att det blir grinigt på HSB, skulle jag tro. Bra betalt tar dom också. Har ni något råd, tack. Från en styrelseledamot.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Ja, är man missnöjd med hur förvaltningen fungerar, så ska man ju i första hand klaga, och i andra hand se sig om efter en annan förvaltare. Att byta förvaltare kan kännas jobbigt, men det är ganska vanligt i bostadsrättsvärlden.
      Huvudansvaret för falturahanteringen ligger på styrelsen, som ska se till att allt går rätt och riktigt till, oavsett om hanteringen är delegerad till ordföranden och/eller förvaltaren.

  11. jolanta szmidt kelly skriver:

    Hej, om ordföranden fått attest rätt på säg upp till en eller flera miljoner kronor kan denne i sin tur överlåta sin attest rätt till någon annan i organisation eller måste även det godkännas av styrelsen?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Om detta finns reglerat i lag känner jag inte till, jag tror det inte. Men min uppfattning är att man inte kan överlåta en sådan attesträtt, utan att styrelsen godkänner det. För det väsentliga i denna fråga är ju att det fortfarande är styrelsen (i sin helhet) som ansvarar för föreningens ekonomi och alla utbetalningar, oavsett vem som attesterar. Så styrelsen bör vara mycket noggrann med vem de ger attesträtten till.

Leave a Reply