Attesträtt och attestregler

Attesträtt och attestering i en bostadsrättsförening

Att granska och betala föreningens fakturor är en central del i styrelsens uppdrag. Själva betalningen görs ofta av en redovisningsbyrå, eller av föreningens kassör om man sköter ekonomin själv. Men hur granskningen går till ska regleras i föreningens attestregler.

Bakgrund: Hela styrelsen ansvarar för de utbetalningar som görs. Alltså skulle alla fakturor kunna hanteras på styrelsemötena. Men det är en klumpig hantering, och skulle kräva att styrelsen träffades ganska ofta pga fakturornas förfallodagar. Därför har man istället attestregler.

Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstankar om oegentligheter, och dels för att minska risken att felaktiga eller tveksamma fakturor slinker igenom (felaktiga fakturor förekommer oftare än man tror!).

Det allra vanligaste är att attesträtten läggs på ordföranden, tillsammans med en ledamot, t ex kassören, om sådan finns. Eller ordföranden och ytterligare en ledamot, vilken som helst.

Men det är viktigt att den eller de som attesterar är insatta och förstår vad fakturorna avser. Har man t ex haft entreprenörer som gjort ett arbete måste den som granskar fakturorna känna till vad som levererats eller vad som utförts. Om det är så att den som beställt ett arbete inte har attesträtt, bör denne alltså också kontrollera fakturan.

Grunden är alltså att två personer tillsammans attesterar alla fakturor. Men sen brukar man av praktiska skäl göra undantag. I större föreningar med många fakturor är det t ex vanligt att ordföranden, eller den fakturaansvarige, ensam får attestera småfakturor upp till en visst gräns, t ex 5.000 kr.

Och i större föreningar där man har en anställd vicevärd är det vanligt att attesträtten överlåts till denne, t ex att han/hon ensam får attestera fakturor upp till ett viss angivet belopp. Man kan också bestämma att vissa typer av fakturor får undantas och hanteras speciellt, t ex regelbundna fakturor för värme, vatten, el och räntor. (Anledningen är att sådana fakturor grundas på fasta avgifter och avtal, och skulle något bli fel kan man alltid få det korrigerat, även lång tid efteråt.)

Dock ska man aldrig överlåta attesträtten till sin redovisningsbyrå, då man där sällan har direkt kunskap om vad som gjorts eller levererats till föreningen. Undantag möjligtvis för räntefakturor och konsumtionsavgifter enligt ovan (värme, vatten el, etc.).

Ett specialfall är kontantutlägg eller utbetalningar till styrelseledamöterna själva, sådana utbetalningar får aldrig attesteras av den berörda ledamoten själv.

Attestreglerna är alltså en del av styrelsens interna kontrollsystem, och brukar beslutas om på konstituerande styrelsemöte. Men hela styrelsen bör ha insyn i vilka utbetalningar som görs. Anledningen är ju att hela styrelsen har ett gemensamt ansvar. Ett vanligt sätt är genom en attestlista, där den ekonomiansvarige inför varje styrelsemöte redovisar samtliga utbetalningar/fakturor som gått till betalning. Attestlistan diskuteras på styrelsemötet, och därefter “godkänns” den. Eller också har man någon anmärkning, och då får det försöka rättas till i efterhand.

En annan del av styrelsens insyn är att alla ledamöter fortlöpande bör informeras om aktuell ställning i resultaträkningen och andra rapporter, t ex saldolistan över obetalda avgifter/hyror.

 

Exempel på attestregel i en liten förening:

”Föreningens fakturor attesteras av ordföranden och ytterligare en ledamot i förening.”

 

Exempel på attestregler i en större förening med anställd vicevärd:

”Föreningens fakturor attesteras enligt följande: Upp till 10.000 kr av vicevärden själv. Över 10.000 kr av vicevärd i förening med ordföranden eller vice ordföranden. Undantag fakturor kontogrupp 43 (konsumtionsavgifter) som vicevärd får attestera ensam.”

 

© Borättupplysning Skåne

8 svar till “Attesträtt och attestregler“

  1. Adriana skriver:

    Kan suppleanter som är engagerad på samma sätt som ledamöter attestera? I vår förening det finns ingen skillnad mellan ledamot och suppleant, alla jobbar på samma sätt.
    Tack på förhand
    Adriana

  2. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Ja, det är inga juridiska problem att låta en suppleant ha attesträtt. Eller någon annan utomstående som fått fortroendet. Vad man däremot aldrig får glömma är att det fortfarande alltid är styrelsens ordinarie ledamöter som är ytterst ansvariga för föreningens ekonomi, och vilka utbetalningar som görs. Så även om en suppleant godkänt och attesterat en faktura, så är det de ordinarie ledamöterna som är ansvariga. Därför är det viktigt att alla utbetalningar redovisas på styrelsemötena.

  3. S Eriksson skriver:

    Hej
    Jag undrar en sak, får en revisor godkänna fakturor som ska betala ut?

  4. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Nej, det är inte revisorns sak att godkänna fakturor, det ska styrelsen göra. Revisorn ska bara kontrollera styrelsens arbete i efterhand.

  5. Mari skriver:

    Hej! Jag undrar om den nyvalda styrelsen kan attestera eller om man måste vänta tills styrelsemedlemmarna är registrerade av bolagsverket? Vem är i så fall ytterst ansvarig?

  6. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Den nya styrelsen har fullt ansvar så snart stämman är avslutad, och det gäller naturligtvis även fakturahanteringen. Hur man vill göra med attesteringarna är upp till styrelsen att besluta om, ytterst ansvarig är alltid ordföranden.

  7. Tobias Viljoen skriver:

    Hej,
    Jag blev utsedd till rivisor för medlemmar i min Bostadsrättsförening och som amatör är jag inte insatt i all lagar m.m.
    Det har kommit information till mig att väldigt många medlemmar inte är nöjd med hur styrelsen sköter sig och bl a att en suppleant har attesterat räkningar m.m.
    Får en suppleant överhuvudtaget attestera och även göra det ensam?
    Borde det inte bli som du säger ovan, Ordförande och en ledamot tillsammans.
    Finns det stöd för detta i lagtext?

  8. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Angående attesträtt är detta något styrelsen beslutar om, och de kan överlåta den till vem de vill. Ansvaret för hanteringen av ekonomin ligger ändå kvar på styrelsen. Däremot kan man som revisor ge en anmärkning om man inte tycker det fungerar på ett bra och säkert sätt.

Lämna ett svar

Du måste vara inloggad för att kunna posta kommentarer.