Avtalsregister – ett måste

Bostadsrättsförening – administration

Glömt att säga upp ett avtal i tid?  Missat en garantibesiktning?

Då är ni inte ensamma. Att hålla reda på allt i en förening är inte lätt, och det är inte lättare när ledamöter kommer och går, och ansvariga personer slutar.

Det är viktigt att ha ordning på kontoret, och något av det viktigaste att hålla ordning på är alla de avtal som föreningen har. Själva avtalen brukar man ha i olika pärmar, men har man någon överblick? Vet man när de löper ut? Följer man upp dom på bästa sätt?

Man måste ha ett avtalsregister. Både för att bli påmind om kritiska datum, och för att efterträdare ska ha en rimlig chans att kunna ta över.

Vilka avtal talar vi om? Vi har i huvudsak fyra typer:

1. Driftsavtal : el, värme, tv, administration, städ, etc., och andra samarbetsavtal. Alla dessa avtal en förening har kring den löpande driften. Ibland kan det behövas en översyn eller omförhandling.

2. Garantier och garantibesiktningar. Gäller alla slags större inköp och entreprenader. Viktigt att ha koll på när garantin går ut och att inte missa en garantibesiktning.

3. Hyresavtal, framför allt uthyrning av lokaler, där avtalen är individuella och unika. Sådana avtal kan ibland behöva omförhandlas eller sägas upp, och då gäller det att vara ute i god tid.

4. Ev. anställningar av olika slag. T ex en provanställning när tiden närmar sig sitt slut.

Nu behöver man inte ha alla avtal i samma register, större föreningar kan ha olika register. Det väsentliga är att man har en samlad överblick, framför allt överblick över alla viktiga bevakningsdatum.

Hur kan ett register se ut? Det behöver inte alls vara märkvärdigt, ett enkelt excel-ark duger. Det viktigaste är att ha överblicken, och kan man sortera efter olika begrepp och datum är det en fördel. Annars räcker det att man markerar de avtal/datum som ligger närmast i tiden att bevaka. Och när ett avtal har omförhandlats eller förlängts uppdaterar man raden och tar bort markeringen. Lätt som en plätt!

Vi visar ett enkelt exempel.

 

© Borättupplysning Skåne

2 svar till “Avtalsregister – ett måste“

  1. Inger skriver:

    Vet inte om frågan hör hemma här.
    Har en lägenhetsinnehavare rätt att få kopia på avtal som föreningen tecknat, typ med bredbandbolag eller andra leverantörer?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Nej, tyvärr, någon absolut rätt att se föreningens avtal har inte en vanlig medlem. Detta är styrelsehandlingar, och styrelsen avgör själva hur pass ”offentliga” dessa ska vara. Men själv tycker jag att det inte kan vara något problem att visa upp dessa avtal för intresserade medlemmar.

Lämna ett svar