Fastighetsjournal / Underhållshistorik

Bostadsrättsföreningens underhåll

Lika viktigt som ett avtalsregister, lika viktigt är det att ha en fastighetsjournal, eller underhållshistorik.

Det är inte lätt att veta vad som gjordes för 10 eller 20 år sedan. Särskilt om hela styrelsen förnyats sedan dess. Visst, man vet kanske att något gjordes med t ex balkongerna, men vet man vad som gjordes? Och varför? Och vilken firma anlitades?

Styrelseledamöter kommer och går, och efter några år finns ingen kunskap kvar om vad som gjordes för 10 – 20 – 30 år sedan. Ibland kan man hitta gamla pärmar med dokument från olika underhållsprojekt. Men var finns sammanställningarna? Var finns kronologin? Var finns överblicken?

Man måste ha en fastighetsjournal !

Ett excel-ark duger väldigt bra. Vi visar här ett exempel.

Man bör dela in alla underhållsåtgärder i tydliga grupper eller “fastighetsdelar“, ca 10-20 olika beroende på föreningens storlek. Vårt exempel avser en större förening, med 18 olika grupper. Man ska enkelt kunna följa vad som gjorts inom varje fastighetsdel de senaste 20-30 åren. (I vårt exempel har vi bara lagt in några typiska poster, i verkligheten brukar det bli en hel sida per fastighetsdel. )

För att upprätta en sådan här fastighetsjournal från grunden kan man börja med årsredovisningarna, vad som skrivits om underhållsarbeten och liknande. Därefter går man igenom alla styrelseprotokoll, där man brukar hitta fler uppgifter om kostnader och anlitade firmor. Sen kan man prata med tidigare ledamöter och medlemmar, som brukar kunna komplettera med fler detaljer.

Det är viktigt att försöka få åtminstone de senaste 10-20 åren komplett, eftersom det kan vara avgörande att ha historien klart för sig när man ställs inför nya underhållsproblem. Särskilt viktigt är det att ha koll på grund- och rörarbeten och andra åtgärder som inte är direkt synliga för ögat.

Journalen kompletteras sedan varje år, kontinuerligt.

Men hur förhåller sig en sådan här journal till underhållsplanen, om man har en sådan? Är det inte lite av samma sak? Det ska vi ta upp i ett kommande avsnitt här på Styrelsetips.

(Anm.:  Det som avses med “livslängd” är just den realistiskt förväntade livslängden, inte ev. avskrivningstid som ibland sätts kortare.)

 

© Borättupplysning Skåne

Lämna ett svar