Budget steg 3. Underhåll och investeringar.
(Uppdatarad 2019)
Den sista delen på utgiftssidan är underhållskostnader och motsvarande, och det är här det ofta blir helt fel. Man rör ihop faktiska uh-kostnader med avsättningen till underhållsfond, och förstår inte sambandet med avskrivningarna. Men följer man vår kontantmetod blir allt mycket enklare och tydligare.
Eftersom underhållet kan variera extremt mycket från år till år, ska man budgetera för en genomsnittlig årlig kostnad. Många styrelser använder en komplicerad och tidskrävande underhållsplan för att beräkna detta genomsnitt. Trots detta blir resultatet inte särskilt tillförlitligt (Underhållsplanens XYZ). Andra använder en procentandel av taxeringsvärdet eller byggnadsvärdet (ofta 0.3%), vilket i praktiken blir alldeles för lite, även ihop med avskrivningarna.
Vi rekommenderar istället ett schablonbelopp, som bygger på vad fastighetsunderhåll i genomsnitt kan antas kosta. Alla fastigheter kan nämligen i det långa loppet antas kosta ungefär lika mycket att underhålla. Åtminstone är exakta kostnader omöjliga att förutse.
Vi rekommenderar alltså ett schablonbelopp på 150 kr per kvm totalyta (bostäder + lokaler). Till detta ska som schablon läggas 30 kr per kvm för löpande underhåll. Summa alltså 180 kr per kvm totalyta.
Detta kommer då att räcka till alla slags reparationer och underhållsåtgärder, stora som små. Även till underhåll av typ investeringar, och sällan återkommande åtgärder som ex. stambyte. (Uh/investeringar: läs mer).
Har man själv gjort beräkningar utifrån en uh-plan, och man litar på sina beräkningar, då kan man fortsätta med det. Men man bör hamna någonstans mellan 150 – 220 kr/kvm (inklusive reparationer), annars har man nog räknat fel.
Vår uh-budget, inklusive reparationer, blir alltså i normalfallet 180 kr x fastighetens totalyta. Detta är steg 3 i vår budget.
I verkligheten förbrukas aldrig det budgetera beloppet varje år, för underhåll och investeringar kostar olika mycket olika år. Vissa år får man alltså pengar över, som sparas i kassan. Andra år behövs mer pengar än vad som budgeterats, och då tar man till sparade pengar, eller får man ta nya lån. Stora uh-åtgärder måste som regel alltid finansieras med nya lån, det är normalt.
Blanda inte in “underhållsfonden” i detta, där finns inga riktiga pengar. Blanda inte heller ihop denna uh-budget med “avsättning till uh-fonden”, Denna avsättning är enbart en bokföringstransaktion som görs i samband med bokslut och årsstämma, och förändrar på intet sätt föreningens ekonomiska situation.
Anm.1: Ofta skiljer man på reparationer och planerat underhåll. I praktiken är gränsdragningen dock inte skarp, och bokföring sker inte alltid på ett konsekvent sätt. I vår budgetmodell är det väsentliga därför att se till summan, att den är minst 180 kr/kvm.
Anm.2: För nybyggda fastigheter är underhållsbehovet begränsat, större åtgärder kommer inte behövas förrän efter 20-30 år. Därför bör uh-budgeten modifieras så att endast 1/30-del behövs per år de första 30 åren. Ex: en relativt ny 10 år gammal fastighet behöver bara budgetera 10/30-delar av 150 = 50kr/kvm. Gäller det planerade underhållet. Löpande reparationer tillkommer alltid med 30kr/kvm. Summa alltså 80kr/kvm. (Löpande reparationer förekommer alltid, även för helt nybyggda fastigheter med garantier kvar.)
Anm.3: Avskrivningar ska som tidigare sagts inte budgeteras för, inte i vår modell, då avskrivningar inte innebär någon faktisk utgift. Och om man ändå vill lägga in en avskrivning i budgeten, ska uh-budgeten minskas med motsvarande belopp.
© Borättupplysning Skåne
Nästa steg: Intäkterna
Inför kommande års budgetarbeten, är det väl en fördel att använda ett index för att uppräkna basbeloppet 180 000 till nästa års nivå. Man kan använda prisbasbeloppets förändring (sätts i juni) eller KPI-förändringen i oktober (används vid hyresprisförhandlingar). Om underhållsplanen inte innehåller service- eller abonnemangskostnader, borde man kunna använda Byggkostnadsindex. Hur har du kommit fram till att det är 200 kr i år och 220 kr nästa år?
Den som vill använda index får gärna göra det. Vi för vår del använder schablonbelopp, som vi justerar vid behov. En sådan justering gör vi nu, med tanke på inflationen. Index lider dessutom av en viss eftersläpning.
Fråga fem olika ”experter” vad de anser att fastighetsunderhåll kostar, och du får fem olika svar (eller upprepningar av vad andra sagt). Ingen vet säkert, och inget man exakt kan räkna ut.