Styrelsens storlek, och suppleanternas roll

Styrelsens storlek i en bostadsrättsförening, och suppleanternas roll

I stadgarna står det hur många ledamöter och suppleanter det kan finnas, t ex ”lägst 3 och högst 8 ledamöter, med högst 3 suppleanter”. Det finns alltså en viss flexibilitet, antalet kan ändras från ett år till nästa. På stämman förrättas val till styrelsen, och om inte annat sägs så är det underförstått att antalet ledamöter/suppleanter ska vara detsamma som föregående år.

Men det kan man alltså ändra (inom ovannämnda gränser), men då måste någon föreslå det. Vem som helst kan föreslå ändrat antal, och så får man rösta om det. Naturligast och vanligast är dock att styrelsen i samråd med valberedningen lägger ett sådant förslag om ändrat antal. Valberedningen bör ju få veta hur många kandidater som behövs.

Det finns ingen koppling mellan antal ledamöter och antal suppleanter. Som i exemplet ovan kan man t ex ha 7 ordinarie och inga suppleanter.

En punkt om ändrat antal bör vara med på dagordningen, för tydlighetens skull, men det är inte strikt nödvändigt, då frågan om antalet ligger implicit (inbakat) i punkten val till styrelsen.

Vem kan väljas?

Alla medlemmar är valbara,  såvida de är myndiga och inte i konkurs.  Även en medlems make eller sambo kan väljas till styrelsen, även om denne inte formellt är medlem (Bostadsrättslagen). Inget formellt hinder att bägge är med samtidigt. Ledamöter brukar väljas på ett eller två år.

Vilken är suppleanternas roll ?

Val av ordinarie ledamöter och  val av suppleanter är två olika val, och får inte blandas samman. En suppleant förblir suppleant och kan aldrig bli ordinarie (annat än på nästkommande stämma).

Det normala är att suppleanter kallas till alla möten och deltar i styrelsearbetet fullt ut (förutom att de inte har rösträtt).  Men en suppleant kan inte vara ordförande, och enligt många stadgar inte heller inneha annan ansvarspost (typ kassör, sekreterare). När en ordinarie ledamot är frånvarande, träder en suppleant in, med rösträtt (ska antecknas i protokollet.) Det kan vara tillfälligt, för ett visst möte, eller permanent, om t ex en ledamot flyttar eller avgår.  När en suppleant ersätter en styrelseledamot har personen samma ställning och ansvar som övriga styrelseledamöter. Suppleanterna är inte personliga, utan bör träda in i en på förhand bestämd ordning (rangordnas på stämman eller på konstituerande styrelsemöte), eller lottas.

Är det bra med suppleanter?

Vi anser att det i princip är bäst att alla ledamöter är ordinarie och därmed alltid har samma ansvar och inflytande. Det enda som talar för att man ändå kan ha suppleanter är att det kan upplevas som en lämplig “instegs-post“, för nya medlemmar som vill pröva på styrelsearbete.

 

© Borättupplysning Skåne

188 Responses to “Styrelsens storlek, och suppleanternas roll”

  1. Mirre skriver:

    Hej!
    Vad finns det för alternativ om ingen i en nyvald styrelse vill ha ordföranderollen? Ordföranderollen valdes inte på föreningsstämman utan tanken var att detta skulle ske på ett konstituerade styrelsemöte efter föreningsstämman. Intresset för ordförandeskap visade sig dock inte finnas. Hur går man vidare?

    Tack!

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det finns inga alternativ. Föreningen måste ha en styrelse, och styrelsen måste ha en ordförande, och allt ska anmälas till Bolagsverket. För att göra ordföranderollen mer attraktiv (mindre betungande) kan ni väl börja med att fördela alla uppgifter. Så att den som är ordförande egentligen inte behöver göra så särskilt mycket. Eller locka med att ge ordföranden merparten av hela styrelsearvodet? Eller anställa en ”vicevärd” som gör allt jobbet?

      Men det finns faktiskt ett (mer långsökt) alternativ: en utomstående ordföranden. Dvs i praktiken en variant av en ”vicevärd”, en anställd konsult som driver föreningen. Förutsätter dock att denna möjlighet till extern styrelseledamot ges i stadgarna. Denne person måste dessutom väljas på en föreningsstämma. Och blir antagligen dyrt.

  2. Alex skriver:

    Om suppleanter varit med och röstat, trots att alla ordinarie ledamöter är på plats, är beslutet då ogiltigt?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det beror nog på hur omröstningen gick till, och hur beslutet är redovisat och protokollfört. Om t ex alla ledamöter var eniga, och även suppleanterna ”röstade med”, spelar det ju ingen roll. Men om suppleanternas röster var avgörande för hur beslutet blev, så är det naturligtvis fel. Endast ordinarie ledamöters röster ska ju räknas, om alla är närvarande.

  3. Nils skriver:

    Finns det något lagligt hinder för att i stadgarna fastlägga hur länge man får sitta som ledamot resp. ordförande i en bostadsrättsförenings styrelse?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Intressant fråga!
      Det korta svaret är Nej, det finns inget lagligt hinder. Men en lite längre utläggning känns nödvändig:

      I föreningslagen anges att mandattiden ska anges i stadgarna, men får vara max 4 år (i taget). Bostadsrättslagen anger inget annat. De flesta bostadsrättsföreningar anger i sina stadgar ett eller max två år.

      Kan ledamöter väljas om? Föreningslagen ger inget svar, vilket tolkas som att det är fullt tillåtet. Och HSB:s normalstadgar anger för tydlighetens skull att ledamöter ”kan väljas om”. Någon gräns för antal omval existerar inte, vad jag vet. Vilket antagligen inte hindrar att en sådan gräns skulle kunna skrivas in i stadgarna. Grundtanken i Föreningslagen är ju att föreningen själv ska bestämma mandattiden.

      I lite större sammanhang kan man dock hitta begränsningar, men det gäller då revisorer i (större) börsbolag, där det finns en EU-regel om max 10 år sammanlagt. Men för bostadsrättsföreningar finns alltså inget reglerat. Frågan kan ju också ställas: Varför begränsa möjligheten till omval?

  4. Maria skriver:

    Hej och tack för ett bra forum med konkreta svar. Vi är i precis samma sits som det tidigare diskuterats då vår styrelse nu endast består av 2 ord ledamöter och en suppleant. Jag måste bara få ställa en kompletterande fråga gällande nedan konversation.

    Vi behöver alltså INTE ha en extrastämma trots att det bara kvarstår 2 ordinarie ledamöter och 1 suppleant? Våra stadgar kräver minst 3 ordinarie och minst 1 suppleant. Jag förstår din beskrivning av att styrelsen är beslutsför genom att suppleanten går in och tjänstgör som ordinarie men i så fall saknar vi suppleant? Lagen säger kanske minst 3 ord ledamöter men uppfyller vi verkligen våra stadgar?

    Ӂsa skriver:
    maj 18, 2016 kl. 09:33
    Funderar över detta:
    Lennart (Borättupplysning) skriver: november 20, 2015 kl. 22:49
    ”Precis som du säger, så ska suppleanten gå in och ersätta den ledamot som avgått. Ni som är kvar (2 ord. + 1 suppl) är fortfarande en beslutsmässig styrelse. Men det krävs att ni alla 3 är närvarande. Ni behöver inte kalla till extrastämma så länge ni är beslutsmässiga.”

    Jag förstår att en extra stämma inte behöver sammankallas för att styrelsearbetet ska fungera, men i så fall uppfyller man ju inte lagens krav på minst tre ledamöter! Hur hanterar man det?

    Svara
    Lennart (Borättupplysning) skriver:
    maj 18, 2016 kl. 17:12
    Suppleanten blir ju den 3:dje ledamoten på styrelsemötet.
    Styrelsen ska ha minst 3 ledamöter, alltså måste 3 ledamöter utses på stämman. Skulle en ledamot flytta, kan en suppleant (om sådan finns) hoppa in, och man uppfyller fortfarande kravet på 3 ledamöter (praktiserande ledamöter).”

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Mina tidigare svar gäller. Det antal ledamöter och suppleanter som ska väljas är det som står i stadgarna. Under året kan ledamöter och suppleanter sluta eller flytta, men så länge styrelsen är beslutsför kan man fortsätta. Och för att förtydliga vill jag hänvisa till Föreningslagen 7:15 ”En ny styrelseledamot behöver inte väljas förrän vid nästa årsstämma, om … styrelsen är beslutsför med kvarstående ledamöter och suppleanter.

  5. Cecilia skriver:

    Hur vet man vilken av alla suppleant som ersätter när en ordinarie ledamot är borta? Och hur bestäms detta och när?

    Mvh

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Antingen har det bestämts på stämman (ovanligt), annars får styrelsen själv avgöra. Min rekommendation är att det bestäms på konstituerande mötet. Men om inget bestämts kan valfri suppleant gå in. Det finns inga rekommendationer i lagen. Men ett rimligt sätt är att ordna suppeanterna efter tid i styrelsen.

  6. Lena skriver:

    Hej

    vi skall ha årsstämma imorgon och vi har en nyinflyttad medlem som vill vara med i styrelsen.
    Han ägde dock ett café tidigare som gick i konkurs 2019.
    Är han valbar in i styrelsen ? är det ngt intyg som skall lämnas att konkursen är klar eller vad behöver vi göra för att han skall kunna bli vald?

    mvh

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Föreningslagen säger att man inte får vara försatt i konkurs. Så på något sätt måste det vara klarlagt att konkursen är avslutad, antagligen med ett beslut från tingsrätten.

  7. Peter skriver:

    Kanske lite off topic

    Hej, jag har tillträtt som ordförande på en extrastämma, känner att styrelsen är lite dysfunktionell, kan jag som styrelseordförande ha individuella möten med styrelsemedlemmarna för att diskutera eventuella sammarbetsproblem / problem som föreligger i styrelsen?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Ja, självklart kan du det. Du får träffa vem du vill, och prata om vad som helst, när du vill. Däremot, det man inte får göra, är att ha regelrätta styrelsemöten, där inte alla är kallade och välkomna. Även informella styrelsemöten, där typ alla utom en är inbjudna, kan uppfattas som oetiskt.

  8. Lennart Svensson skriver:

    Hej Lennart.
    Fall man är 2st i en styrelse från samma hushåll man o kvinna.Kan dom säga till oss på ett styrelse möte att vi inte får vara med i styrelsen Det namngavs ingen av oss.Dom sade ni.Dom sade att dom tidigare hade tagit ett beslut i styrelsen att man får o skall bara vara en från varje lägenhet.Det står inget i våra stadgar om att man bara får vara en från varje lägenhet i styrelsen.Det är väl stämman som beslutar. Jag har påpekat att man måste ta besluten i rätt instans, styrelse eller stämma när det gällde andra frågor. Det tyckte dom inte om.Hoppas på svar.MVH Lennart svensson.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det är stämman som väljer styrelse, och styrelsen själv kan inte ändra på det i efterhand. Är ni bägge två valda på stämman, så är ni fullvärdiga styrelseledamöter, bägge två.

    • Lennart Svensson skriver:

      Hej Lennart.
      Jag skrev till dig den 7 mars och du skickade ett svar till mig den 9 mars. Nu sist när var på möte kom det upp igen att dom hade tidigare bestämt att man får bara 1 från varje familj i styrelsen. Det står inget om de i stadgarna påpekade jag än en gång. Då sade ordföranden. Då gör vi det en gång till nu. Dom tog ett nytt beslut mitt framför ögonen på oss. 4 för och en emot. Dom sade inte namnen utan ni 2. Dom 2 utpekade trodde inte sina ögon o öron. Dom var chokade av situationen. Dom 2 sade. Vi kan inte sitta i en styrelse som bryter mot stadgarna. Dom 2 tog kontakt med revisoren som är auktoriserad. Han skulle se på protokollet. Skulle eventuelt skriva in årberättelsen 2022 vad som hade hänt. Vad skall dom här 2 personerna göra nu. Vem skall dom 2 tala med om det som har hänt. Vad säger dom till valberedening. Och vad får dom säga. Hoppas på svar
      MVH Lennart Svensson.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Mycket tråkig situation. Och ett olagligt agerande. Är bägge personerna valda av stämman, så är de fullvärdiga ledamöter, och får inte utestängas från styrelsemötena. Att utestänga dem är ett brott mot föreningslagen, och kan polisanmälas.
      I första hand råder jag dock att det påtalas för revisorn (vilket tydligen redan gjorts) och denna måste då göra en anmärkning om detta i revisionsberättelsen, och rimligen även inte rekommendera ansvarsfrihet.
      Frågan måste absolut diskuteras på föreningsstämman. Men nuvarande pandemilag och poströstning kan försvåra en sådan diskussion. Men på stämman kommer ju punkten om val av styrelse upp, så där blir det ju naturligt att klargöra vem ska ingå i styrelsen. Enligt bostadsrättslagen är det inget hinder att äkta makar eller sambo bägge två kan utses. Ni måste även diskutera frågan med valberedningen.
      Trots allt kanske en polisanmälan ändå borde göras. Det är faktiskt ett lagbrott som begåtts.

  9. Lennart Svensson skriver:

    Tack för upplysningen som du skrev den22 mars. Det är viktigt med kunskaper så det blir rätt och riktigt .Vem får och skall och när skall man informera medlemmarna i föreningen om vad som har hänt när när det gäller svaret som du skrev 22 mars .Dom som röstar på stämman måste ju ha fakta. Vid vilken stämma ska denna händelse tas upp. Det var vid ett styrelsemöte den 1/3 2021 som det inträffade, Ska det tas upp på stämman våren 2021 som egentligen behandlar verksamhetsåret 2020, eller på stämman våren 2022 som behandlar verksamhetsåret 2021.Bör det inte tagas upp redan nu våren 2021 på grund av deras förfarande.Hoppas på svar.MVH Lennart Svensson.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Detta missförhållande måste tas upp så snart som möjligt. Senast på kommande årsstämma i vår. Det blir naturligt att då ta upp frågan i samband med styrelsevalet. Då måste det ju klargöras vilken sammansättning styrelsen ska ha.
      Det är möjligt att styrelsens tidigare agerande i år då blir överspelat, om stämman kan ena sig om styrelsens sammansättning. Likväl bör revisorn, i samband med revisionen för år 2021, alltså på stämman 2022, i revisionsberättelsen göra en anmärkning om styrelsens olagliga agerande 2021.

  10. Sverker Hallin skriver:

    Hej,
    I vår samfällighetsförening har ordf, kassör och sekr avgått. Kvarstår 2 suppleanter.
    1. Kan suppleanterna utgöra beslutsför styrelse, 2 personer
    2. Kan/bör suppleanterna kalla till extra föreningsstämma för att få en komplett styrelse eller kan de köra på till nästa årsstämma?
    3. Bör valberedningen gripa in och peka på att ”styrelsen” är bristfällig?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Vi kan egentligen bara besvara frågor som rör bostadsrättsföreningar. Samfälligheter är en annan sak, med egna regler. Genom att kontrollera samfällighetens stadgar bör du kunna få svar på dina frågor.

  11. Ann-Eva Maria Pauline Åberg skriver:

    Pauline skriver:
    Är revisor i en liten (äkta) Brf med 7 lgh (7 röster). År 2021 tillkom ny medlem som till varje pris vill få tillgång till bokföringen. Vid kommande stämma avgår styrelsens ordf, valberedning finns inte. Avgående ordf föreslår 3 stycken redan vidtalade ledamöter, varav 2 gäller omval, 3:e pers föreslås som ny ordf. Nu avser avg. ordf. även föreslå den som vi här kallar ny medlem att ingå som ordinarie ledamot, skulle alltså resultera i 4 ordinarie ledamöter. I förlängningen betyder detta förfarande att styrelsen alltid har majoritet, kan detta vara rätt och riktigt? Till saken hör att s.k. ny medlem under sitt år i föreningen klagat på allt och alla i föreningen, tilläggas bör att föreningen är välskött och utan anmärkningar. Medlemmar ur styrelsen har vänt sig till mig då de känner sig maktlösa, vad säger lagen?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Lagen säger faktiskt ingenting, förutom att det ska vara minst 3 ordinarie ledamöter. I era stadgar kan det sedan finnas ytterligare regler. Att det skulle bli 4 ledamöter i styrelsen behöver inte vara ett problem (om stadgarna tillåter), men själv skulle jag föreslå en annan lösning: I en så liten förening som er är det lika bra att alla är med i styrelsen. T ex med 3 ordinarie ledmöter och 4 suppleanter. Då har man en liten styrelsekärna, men alla får insyn i och kan delta i föreningens arbete. Naturligtvis om stadgarna tillåter det, annars får de ändras först. Och besvärliga medlemmar hanteras bäst inom styrelsen.

  12. Rebecca skriver:

    Om det står i stadgarna att styrelsen ska ha 3 suppleanter men valberedningen fått in 4 st kan bolagsverket då hävda att vi måste sparka en från suppleant uppdraget?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Ni måste ju på stämman rösta och välja ut tre av dessa till suppleanter, så att antalet stämmer med stadgarna.
      Jag vet inte annars hur noga koll Bolagsverket har på inkomna registreringar, de kanske inte ens märker om ni väljer att anmäla fyra suppleanter. Men er revisor borde reagera på det.

  13. Siv Flygdal skriver:

    I våra stadgar står 3-7 ledamöter nu lyftes det på årsmötet att utöka till 5 och det röstades igenom. Nu är någon medlem missnöjd med detta,personen deltog inte på mötet och menar att det skulle lämnats information om innan så att hen kunde valt att närvara på mötet . Måste man det eller kan en sån ändring göras direkt på årsmötet när det inom vad som står i stadgarna?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Om det står 3-7 ledamöter i stadgarna så innebär det att antalet kan variera inom dessa ramar, och att man på varje årsstämma, i samband med personvalet, måste fastställa exakt hur många ledamöter som ska väljas. Det är inget som måste informeras om i förväg, utan beslutet fastställs direkt på stämman. Kan eller vill man inte närvara på årsstämman, så avhänder man sig möjligheten att påverka styrelsevalet. Så personen i fråga har ingen möjlighet att i efterhand klaga på årsmötets beslut.

  14. Siv Flygdal skriver:

    Nu har fler medlemmar som var med på mötet och röstade ja på mötet gått ihop och överklagat beslutet om att ändra ledamöter från 3 – 5 krävt ett extra möte. Kan man rösta ja och sedan säga att man förhastade sig eller inte förstod vad man röstade ja till !

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Om 10% av medlemmarna vill ha ett nytt möte om en fråga kan de begära en extrastämma. T ex för att ompröva frågan om antalet ledamöter, och som en följd av det även ompröva styrelsevalet. Spelar ingen roll hur man röstat tidigare, eller vad som beslutats tidigare. Allt kan tas upp till omprövning. Sen kan ju resultatet bli att stämman bara bekräftar det tidigare beslutet.

  15. Adem R skriver:

    Hej!
    Har fråga kring vår styrelse, efter som vi har inte valt sekreterare till vår styrelse kan en suppleant gå in o täcka över som sekreterare, eller?

    Sen har jag en annan fråga också, jag och en till medlem är valda på stämman som viceordförande respektive ledamot, men eftersom vi jobbar tvåskift tog vi på ett av våra styrelsemöte beslutat att ha våra möten på ojämna veckor så att vi kan vara närvarande. Men vår ordförande med en ordinarie ledamot och två suppleanter har bokat ett styrelsenmöte på tiden där vi två som jobbar inte kunde var med pga jobbet, och på det mötet togs nytt beslut att ha möte på jämna veckor där vi två inte kan vara närvarande. Nu när dom sitter på styrelsemöte så är ordförande och en ordinarie ledamot och två suppleanter, en av suppleanter gå in i o täcker sekreterarens position och tar besluten! Frågade ordförande varför dom ändrade tiderna på våra möten, svaret jag fick att hon inte accepterar att vi inte kan vara närvarande pga jobbet!

    Hoppas på svar. Med vänlig hälsning

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Ursäkta mycket sent svar, men frågan tappades tyvärr bort.

      Första frågan är enkel att besvara: vem som helst inom styrelsen (ledamot eller suppleant, eller ordf själv) kan vara protokollförare. Och suppleant kan delta i beslut, om denna ersätter en ordinarie frånvarande ledamot.

      Men det andra låter inte bra. Att ni två verkar ha blivit utmanövrerade. Föreningslagen säger nämligen att: ”Beslut får inte fattas … om inte samtliga styrelseledamöter … har fått tillfälle att delta i ärendets behandling…
      Och i ert fall innebär det att ni kan begära att styrelsemötena som huvudregel ska förläggs på tider som passar er. (Lagen om ekonomiska föreningar kap.7 §21).
      Ni kan också begära av ordföranden att sammankalla ett särskilt möte för att behandla just denna fråga (kap.7 §18, ”Styrelsen ska alltid sammankallas om en styrelseledamot … begär det.”)

      Meningen med dessa paragrafer är ju att hindra att enskilda ledamöter manövreras ut.

      Problemet kan vara om ordföranden inte förstår detta, men om ni hänvisar till vad som står i Föreningslagen så bör nog ordföranden inse att hon gjort fel.

Leave a Reply