Att fördela ett styrelsearvode – några problem

Att fördela styrelsens arvode i en bostadsrättsförening 

Vi har fått några frågor kring styrelsearvodet som vi ska försöka reda ut, i detta lite längre avsnitt.

(För en diskussion om arvodets storlek, se avsnitt Styrelsearvodet här på Styrelsetips)

Många styrelsearvoden är i formen av en klumpsumma, som styrelsen själv får fördela inom sig. Och ofta är det knutet till ett visst basbelopp, t ex “1½ prisbasbelopp att fördelas inom styrelsen”.

Här kan det då uppstå en del praktiska problem.

Styrelsen bör redan på konstituerande styrelsemöte fatta ett principbeslut om hur fördelningen ska ske. Det finns fyra sätt att fördela arvodet på. (Principerna kan i och för sig redan ha fastslagits på stämman.)

Alla delar lika: enklaste sättet, men förutsätter nog att alla också bidrar med lika stor arbetsinsats.

Fördelning efter ansvar/funktion: t ex att ordföranden ska ha en viss summa, sekreteraren en viss summa, osv.

Fördelning efter möten/närvaro: Varje närvaro på styrelsemöte ger ett visst peng. Alternativt att alla ledamöter tilldelas ett visst grundbelopp, men att det görs avdrag för de gånger man är frånvarande.

Fördelning efter arbetsinsats: För varje timme man “arbetar” för föreningen, t ex byggmöten, utredningar, så får man en viss peng. Innebär att dessa arbetade timmar på något sätt måste redovisas.

Ofta kombinerar man två eller tre av de senare fördelningssätten.

Ska suppleanterna också dela på detta arvode? Det beror helt på vad som beslutats på stämman: Antingen är suppleanternas arvode inkluderat i “klumpsumman” (vanligast), och då är det upp till styrelsen och besluta i vilken mån suppleantera ska ha del av arvodet. Eller så får suppleanterna någon form av särskild ersättning, beslutad på stämman (mindre vanligt).

Hur göra när ledamöter utför typiska fastighets- eller vicevärdstjänster? Det här måste man ha klarat ut innan, vad som ingår i styrelsens uppgifter, och vad som inte ingår. I små föreningar är det normalt att styrelsen utför alla slags uppgifter, det ingår i arvodet. I större föreningar brukar man dock ha anställd eller inhyrd personal. När ledamöter utför uppgifter som normalt inte ingår i styrelsens uppdrag (t ex vikarierat som vicevärd), så bör ledamoten avlönas specifikt för detta. Beslut om denna hantering kan fattas av styrelsen själv (observera dock jävsreglerna), men denna extralön måste tydligt motiveras och redovisas i bokslutet på ett korrekt sätt.

Om man anser arvodet vara för litet? Detta är en närbesläktat problem. Det kan t ex handla om att styrelsens ställts inför oväntat stora uppgifter som tagit onormalt mycket tid i anspråk. Om styrelsen då anser att arvodet inte motsvarar denna extra arbetsbörda, kan styrelsen på nästkommande stämma redogöra för situationen och begära ett tillskott till arvodet, i efterhand. Förfarandet är mycket ovanligt, men borde tillämpas oftare. Det måste gå att begära ett rimligt arvode, även i efterhand.

Om man anser att arvodet är för stort? I enstaka fall kan det faktiskt inträffa att styrelsen tycker arvodet är för stort, eller det kan vara så att de uppställda reglerna för fördelningen gör att inte hela arvodet tas i anspråk. Frågan är då, kan styrelsen välja att bara fördela en del av arvodet, och inte hela beloppet? Frågan är komplicerad, och man måste se exakt hur stämman formulerat villkoren. Men står det som det brukar, att arvodet “ska fördelas inom styrelsen”, då är det det som gäller, dvs hela arvodet ska fördelas. Framför allt kan en majoritet i styrelsen inte besluta att begränsa arvodet, om någon är däremot. Allt avstående från arvode måste vara enhälligt, eller ske individuellt. (För en längre diskussion om detta se här.)

Hur stämmer man av efter mandatperioden? Som vi tidigare sagt så bör principerna för fördelningen fastläggas på konstituerande styrelsemöte. Men den slutliga fördelningen måste klubbas när mandatperioden är över, och detta då antingen i samband med sista styrelsemötet, eller på annat sätt senast innan stämman. Om man använder principen att fördela efter “arbetade timmar” bör alla lämna in sin redovisning så att övriga kan ta del. För sista tiden mellan sista styrelsemöte och stämman får man göra någon form av uppskattning.

Vem beslutar om fördelningen av arvodet? Det är sittande styrelse som ska behandla fördelningen av sitt eget arvode, frågan kan inte hänskjutas till andra eller till kommande styrelse. Är fördelningen inte klar innan stämman är det fortfarande den “gamla” styrelen som äger frågan. Ordföranden har den formella uppgiften att föreslå slutlig fördelning. Naturligtvis bör man försöka nå fullständig enighet om fördelningen, så att den upplevs som rättvis för alla. Skulle man inte nå enighet måste det tyvärr bli ett majoritetsbeslut, med risk att någon eller några kommer känna sig förfördelade. Observera dock specialfallen (undantagen) som nämnts tidigare.

Om någon anser att fördelningen blivit felaktig eller orättvis? I så fall är man i en besvärlig sits, då det inte finns någon egentlig instans att vända sig till. Man kan försöka diskutera med revisorn, eller ta upp frågan med den externa ledamoten om sådan finns (Hsb, Riksbyggen). En möjlighet är naturligtvis att att ta upp frågan på kommande stämma.

Om någon avgått under mandatperioden? Att ledamöter avgår eller flyttar är inget ovanligt, men ibland avgår ledamöter pga oenighet eller stridighet inom styrelsen. Detta får inte innebära att personen inte får ut sin andel av arvodet. Det mest korrekta i alla lägen är att den som avgår får del av sin del av arvodet, i förhållande till sin tid i styrelsen, oavsett anledning till att man avgått.

Om någon väljer att avstå från sitt arvode? Skall övriga dela på den delen, eller ska det tillfalla föreningen? Här kan man göra hur som helst, såvida inte den som avstår har uttryckt nåt särskilt önskemål.

Vilket basbelopp bör användas? Det vanliga är att man använder prisbasbeloppet, som följer prisutvecklingen i samhället. Vi anser dock att man borde använda inkomstbasbeloppet, eftersom det bättre speglar löneutvecklingen.

Men vilket års basbelopp skall användas, är det basbeloppet vid tidpunkten för beslutet (stämman) eller tidpunkten för utbetalningen (ett år senare)? Begreppet basbelopp används ju för att något ska följa pris- eller inkomstutvecklingen, och det är naturligtvis basbeloppet vid utbetalningstillfället som gäller. Så används basbelopp i alla andra sammanhang i samhället.

 

© Borättupplysning Skåne

22 svar till “Att fördela ett styrelsearvode – några problem“

  1. Ira Baeckström skriver:

    I vår brf lämnade EN person förslag på vad varje styrelsemedlem skulle ha i arvode. Detta skedde på stämman. Inga andra förslag kom så förslaget stod oemotsagt. Förslaget innebar att samtliga styrelsemedlemmar skulle få kraftiga höjningar medan sekreterararvodet skulle få 0 kr/0 % i höjning. Alla arvoden hade då stått stilla i ca fem år. Den sittande sekreteraren blev förstås mycket upprörd. Får det gå till på detta sätt? Är det ens lagligt?

    M v h

  2. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Det som beslutas på stämman gäller, även om det upplevs som felaktigt eller orättvist. Det kan bara korrigeras på nästa stämma.

  3. Madeleine skriver:

    jag sitter som Viceordf. i en brf. med nästan 200 lägenheter. Vi har på stämman beslutat att styrelsearvordet ska uppgå till 3 basbelopp. Nu har det uppståt ett problem anser jag, Ordförande har själv, utan något styrelsebeslut, fördelat pengarna till styrelsen. Fördelningen är inte ok anser jag. Dels har en suppleant fått dubbelt så mycket som ordinarie. dels har ordförande tagit en vädigt stor del själv. När jag läser här på sidan är detta inte tillåtet utan det ska vara ett styrelsebeslut på hur fördelningen ska vara om inte detta beslutat på stämman, vilket det inte gjort. Hur gör man om man vill gå vidare med detta. ordförande flyttar dessutom nu efter att utbetalningarna är gjorde. Sen har jag en fråga till. Kan ordförande sitta kvar till stämman i nov trotts att han inte längre bor kvar i vår brf.?

  4. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Om utbetalningarna redan gjorts är det i praktiken svårt att ändra, tyvärr. Ordföranden borde inte ha kunnat beordra utbetalning utan styrelsebeslut och attest från minst en annan ledamot, fanns sådana regler? Är beloppet som ordföranden tagit oskäligt stort kan styrelsen kräva återbetalning (men osäkert hur, konsultera jurist). Ett alternativ är att på stämman be om kompensation för de som fick för lite.

    En styrelseledamot som flyttar förlorar i normala fall sitt medlemskap, och kan därmed inte stå kvar som ledamot (LEF 6kap §2 §4). Men om styrelsen anser det vara en fördel kan styrelsen fatta beslut om att ledamoten får stanna kvar som medlem, och därmed också fortsätta som styrelseledamot (BrL 1 kap. §11). Ett sådant beslut gäller rimligen fram till nästa årsstämma.

  5. Erik skriver:

    Det har visat sig att styrelsen i vår förening har tagit ut mer i arvode än det har beslutats på stämman. Ett problem är också att föreslå ett annat arvode på stämman än valberedningens förslag. Valberedningens sammankallande verkar vara kompis med ordföranden och stämman vågar inte att ifrågasätta detta.

  6. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    (svaret korrigerat jan-14)
    Att ta ut mer i arvode än vad som beslutats är förstås inte tillåtet. Men om tillräckligt många inte protesterar händer inget. Det blir då ungefär som att man ”tiger och samtycker”. Bara en majoritet på stämman kan stoppa sådana missförhållanden. Saken bör också tas upp med revisorn, som måste påtala missförhållandet i revisionsberättelsen.
    Om förslagen till arvode: Det är bara vad som beslutas på stämman som gäller, oavsett vem som är kompis med vem. Du måste försöka skapa majoritet för dina egna förslag, det är enda vägen. Eller försöka bli vald till valberedningen (eller styrelsen), det underlättar.

  7. E skriver:

    Hej,
    jag var ordförande i en Brf drygt ett halvår innan jag tvingades avgå pga flytt. En annan ledamot tog över ordförandeskapet och när det var dags för arvodesfördelning struntade nya ordf i min önskan om att få ge feedback på den tid jag varit ordf. Istället fabricerade han ihop en praxis, och påstod att den alltid funnits, som löd att ”slutar man i förtid från styrelsen, oavsett tid och arbete som lagts ner samt position i styrelsen får man inte del av arvodet överhuvud taget”. Den praxisen har aldrig funnits i föreningen och skulle heller aldrig gå igenom vid ett demokratiskt val pga sin orimlighet. Styrelsen bestod då av nya oerfarna ledamöter som först motsatte sig detta men sedan lät sig övertalas då detta ”alltid förekommit”.

    Jag har på olika sätt undanhållits info om när årsstämman skulle hållas för att där ges en möjlighet till upprättelse. Ordf hade dessutom blivit uppmanad av boende att se till att jag skulle få närvara på årsstämman, vilket han gick med på men därefter har han inte kallat eller gett info om mötet vilket resulterade i att mötet hölls utan min närvaro och utan att info gavs till de boende att ordf ljugit för att få en större arvodesdel än annars skulle vara fallet. Revisorn hade av ordf fått ”halva sanningen” berättad för sig vilket resulterade i att styrelsen gavs ansvarsfrihet både ekonomiskt och verksamhetsmässigt.

    Finns det något jag kan göra för att denna fråga ska tas upp med medlemmarna? Ska en lögnare kunna utnyttja systemet på detta sätt till sin egen fördel? Det rör sig om en fördelning av 150 000 Sek fördelat på 6 pers istället för 8. Kassören fick inget heller pga avhopp. Noteras kan att Polisen rekommenderat mig att anmäla men jag tycker att föreningen först ska ges en chans att få inblick i hur det kan gå till samt ev komma fram till en lösning. Mvh

  8. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    En svår fråga om arvodesfördelning i samband med flytt.

    Om man flyttar anses man automatiskt lämna föreningen och sitt medlemskapet, och man har då i praktiken inga rättigheter kvar. Varken att få gå på årsstämman eller göra sin röst hörd. Detta ställer till problem i vissa fall, som i ditt fall, då du gjort dig förtjänt av visst arvode, men inte är kvar när arvodet ska fördelas och göras upp. Man blir då i praktiken hänvisad till kvarvarande ledamöters goda vilja, men finns inte den viljan så kan man alltså bli helt utan. Jag vet inget lagligt sätt att kräva sin rätt i dessa fall. Varken polisanmälan eller någon annan rättslig åtgärd kan leda någon vart, då detta helt och hållet är ett internt förenings- och styrelseärende.

    Bäst sätt att hantera detta från början är att man i samband med sin avgång och flytt, försäkrar sig om att få ut en rimlig andel av arvodet, innan man flyttar, t ex genom ett ”förskott”.

    Att få rätt på ärendet i efterhand är alltså mycket svårt, man är då helt och hållet hänvisad till övriga medlemmars rättskänsla, och att de ställer upp och vill göra något åt situationen. Det medlemmar kan göra i en sådan här situation är att författa en skrivelse med en begäran om extrastämma, där just denna fråga om arvodet tas upp. Minst 1/10-del av föreningens medlemmar måste skriva under denna begäran, och lämna in till styrelsen, Som då inom två veckor måste kalla till extra föreningsstämma, för att ta upp just detta ärende. Målsättningen är ett beslut som ger även dig och kassören del i arvodet.

    Problemet är dock att arvodet redan fördelats och betalats ut (?), och då måste stämman fatta ett beslut att ge ett extra arvode till er, då det kan vara svårt att kräva tillbaka från övriga ledamöter och ordförande. Ev kan man besluta om en justering (avdrag) på nästa års arvode, om dessa ledamöter bor kvar och sitter kvar i styrelse då.

  9. E skriver:

    Hej, stort tack för ditt svar.
    Jobbet med att samla in tillräckligt många underskrifter på en begäran från de boende är redan igång. Hittills har samtliga reagerat med bestörtning över att detta har skett och man kräver att jag ska vara delaktig i extrastämman om de får till en sådan. Kan den sittande styrelsen vägra mig access till det mötet om medlemmarna vill ha med mig?
    Med vänlig hälsning E

  10. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Både ja och nej. På rent formella grunder kan styrelsen på mötet hävda att du inte är medlem och därför inte har rätt att närvara. Men om närvarande medlemmar vill det, kan de ta frågan till omröstning, och om då en majoritet röstar för att du ska få närvara, så måste det bli så. Icke-medlemmar kan närvara, och även få yttra sig, om mötet bestämmer så.

  11. Birgitta skriver:

    Hej

    Jag sitter i valberedningen, på förra stämman bestämdes att styrelsen får fördela arvode. Har man som valberedning rätt att ta del i hur fördelningen har skett?

  12. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Ja, i praktiken har valberedningen rätt att få veta. Dels för att den kunskapen har betydelse vid rekrytering till styrelsen. Men också för att just den frågan kan ställas av vem som helst på nästa årsstämma, och styrelsen får inte neka att redogöra för fördelningen.

  13. Kenneth skriver:

    Hej!

    Jag bor i en förening där styrelsen får ett mycket högt arvode årligen. Till årsstämman har jag lämnat in en motion för att få reda på fördelningen av arvodet då flera ledamöter slutat. Styrelsen har besvarat motionen med att de inte vill gå ut med denna uppgift. Kan de neka mig som medlem att få reda på arvodets fördelning?

    MVH, Kenneth

  14. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Styrelsen har en skyldighet att besvara alla slags frågor som rör föreningen och dess förvaltning, om det inte är till väsentlig nackdel för föreningen. Information om hur arvodet fördelas kan knappast skada föreningen. Styrelsen ska därför redogöra för detta, om frågan ställs. Men skulle styrelsen ändå neka, finns det inget medlemmarna kan göra förutom att välja en annan, mer öppen, styrelse.

  15. Hasse skriver:

    Hej.
    Jag undrar om tagna beslut på konstituerande möte angående satta datum för året, samt arvodets fördelning, kan beslutas om eller ignoreras i efterhand? Alltså om ett taget beslut på konstituerande mötet kräver ett nytt konstituerande möte för att ändra? Eller kan man ta om ett beslut eller ändra detta på ett annat styrelsemöte?

    /Hasse

  16. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Ett konstituerande styrelsemöte är egentligen bara ett vanligt styrelsemöte där man bestämmer hur styrelseposterna ska fördelas och hur man ska arbeta. Allt detta kan man sedan ändra på, när som helst, på ett vanligt styrelsemöte.

  17. Brandt Kerstin skriver:

    Jag undrar om det går bra att vara 4 ledamöter och 2 suppleanter i en Bostadsrättsförening. Tycker att det kan bli problem vid röstning. Bättre med ojämnt antal.

    Mvh Kerstin Brandt

  18. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Jag kan inte se att det är problem att vara 4 ledamöter i styrelsen. Jag tycker det är överdrivet fokus på att det måste vara ett ojämnt antal. De flesta frågor avgörs i fullt samförstånd, och om inte brukar det bara vara 1 som tycker annorlunda. I de få frågor man är helt oeniga (2 mot 2) bör man istället för ordförandes utslagsröst göra ett omtag och försöka hitta en annan lösning som de flesta kan godta. Skulle man istället vara 5 ledamöter blir kanske beslutandet skenbart enklare, men antagligen inte klokare.

  19. Yvonne borgström skriver:

    ska inte valnämnden i en bostadsrättsförening också få ett arvode.?

  20. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Det bestämmer man inom föreningen, på årsstämman. Vissa föreningar ger valberedningen ett arvode, andra ger inget.

  21. Marcus Bergström skriver:

    Har lämnat styrelsen efter att ha suttit ett år (ett helt räkneskapsår) men styrelsen vägrar mig arvode trots att jag bidragit lika som andra. Nåt beslut om hur arvodet skulle delas gjordes aldrig av sittande styrelse, vet inte om dom bara delat ut inom de som blev kvar eller inte. Hur kan man gå tillväga.

  22. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Detta kan bli svårt, då det är sittande styrelse som beslutar om fördelningen. En avgående ledamot bör absolut få ut en del av arvodet, men någon laglig rätt existerar inte. Om man bor kvar i föreningen kan man ta upp frågan på kommande årsstämma, men har man flyttat finns det inte mycket man kan göra, tyvärr.

Lämna ett svar

Du måste vara inloggad för att kunna posta kommentarer.