Att fördela ett styrelsearvode – några problem

Att fördela styrelsens arvode i en bostadsrättsförening 

Vi har fått några frågor kring styrelsearvodet som vi ska försöka reda ut, i detta lite längre avsnitt.

(För en diskussion om arvodets storlek, se avsnitt Styrelsearvodet här på Styrelsetips)

Många styrelsearvoden är i formen av en klumpsumma, som styrelsen själv får fördela inom sig. Och ofta är det knutet till ett visst basbelopp, t ex “1½ prisbasbelopp att fördelas inom styrelsen”.

Här kan det då uppstå en del praktiska problem.

Styrelsen bör redan på konstituerande styrelsemöte fatta ett principbeslut om hur fördelningen ska ske. Det finns fyra sätt att fördela arvodet på. (Principerna kan i och för sig redan ha fastslagits på stämman.)

Alla delar lika: enklaste sättet, men förutsätter nog att alla också bidrar med lika stor arbetsinsats.

Fördelning efter ansvar/funktion: t ex att ordföranden ska ha en viss summa, sekreteraren en viss summa, osv.

Fördelning efter möten/närvaro: Varje närvaro på styrelsemöte ger ett visst peng. Alternativt att alla ledamöter tilldelas ett visst grundbelopp, men att det görs avdrag för de gånger man är frånvarande.

Fördelning efter arbetsinsats: För varje timme man “arbetar” för föreningen, t ex byggmöten, utredningar, så får man en viss peng. Innebär att dessa arbetade timmar på något sätt måste redovisas.

Ofta kombinerar man två eller tre av de senare fördelningssätten.

Ska suppleanterna också dela på detta arvode? Det beror helt på vad som beslutats på stämman: Antingen är suppleanternas arvode inkluderat i “klumpsumman” (vanligast), och då är det upp till styrelsen och besluta i vilken mån suppleantera ska ha del av arvodet. Eller så får suppleanterna någon form av särskild ersättning, beslutad på stämman (mindre vanligt).

Hur göra när ledamöter utför typiska fastighets- eller vicevärdstjänster? Det här måste man ha klarat ut innan, vad som ingår i styrelsens uppgifter, och vad som inte ingår. I små föreningar är det normalt att styrelsen utför alla slags uppgifter, det ingår i arvodet. I större föreningar brukar man dock ha anställd eller inhyrd personal. När ledamöter utför uppgifter som normalt inte ingår i styrelsens uppdrag (t ex vikarierat som vicevärd), så bör ledamoten avlönas specifikt för detta. Beslut om denna hantering kan fattas av styrelsen själv (observera dock jävsreglerna), men denna extralön måste tydligt motiveras och redovisas i bokslutet på ett korrekt sätt.

Om man anser arvodet vara för litet? Detta är en närbesläktat problem. Det kan t ex handla om att styrelsens ställts inför oväntat stora uppgifter som tagit onormalt mycket tid i anspråk. Om styrelsen då anser att arvodet inte motsvarar denna extra arbetsbörda, kan styrelsen på nästkommande stämma redogöra för situationen och begära ett tillskott till arvodet, i efterhand. Förfarandet är mycket ovanligt, men borde tillämpas oftare. Det måste gå att begära ett rimligt arvode, även i efterhand.

Om man anser att arvodet är för stort? I enstaka fall kan det faktiskt inträffa att styrelsen tycker arvodet är för stort, eller det kan vara så att de uppställda reglerna för fördelningen gör att inte hela arvodet tas i anspråk. Frågan är då, kan styrelsen välja att bara fördela en del av arvodet, och inte hela beloppet? Frågan är komplicerad, och man måste se exakt hur stämman formulerat villkoren. Men står det som det brukar, att arvodet “ska fördelas inom styrelsen”, då är det det som gäller, dvs hela arvodet ska fördelas. Framför allt kan en majoritet i styrelsen inte besluta att begränsa arvodet, om någon är däremot. Allt avstående från arvode måste vara enhälligt, eller ske individuellt. (För en längre diskussion om detta se här.)

Hur stämmer man av efter mandatperioden? Som vi tidigare sagt så bör principerna för fördelningen fastläggas på konstituerande styrelsemöte. Men den slutliga fördelningen måste klubbas när mandatperioden är över, och detta då antingen i samband med sista styrelsemötet, eller på annat sätt senast innan stämman. Om man använder principen att fördela efter “arbetade timmar” bör alla lämna in sin redovisning så att övriga kan ta del. För sista tiden mellan sista styrelsemöte och stämman får man göra någon form av uppskattning.

Vem beslutar om fördelningen av arvodet? Det är sittande styrelse som ska behandla fördelningen av sitt eget arvode, frågan kan inte hänskjutas till andra eller till kommande styrelse. Är fördelningen inte klar innan stämman är det fortfarande den “gamla” styrelen som äger frågan. Ordföranden har den formella uppgiften att föreslå slutlig fördelning. Naturligtvis bör man försöka nå fullständig enighet om fördelningen, så att den upplevs som rättvis för alla. Skulle man inte nå enighet måste det tyvärr bli ett majoritetsbeslut, med risk att någon eller några kommer känna sig förfördelade. Observera dock specialfallen (undantagen) som nämnts tidigare.

Om någon anser att fördelningen blivit felaktig eller orättvis? I så fall är man i en besvärlig sits, då det inte finns någon egentlig instans att vända sig till. Man kan försöka diskutera med revisorn, eller ta upp frågan med den externa ledamoten om sådan finns (Hsb, Riksbyggen). En möjlighet är naturligtvis att att ta upp frågan på kommande stämma.

Om någon avgått under mandatperioden? Att ledamöter avgår eller flyttar är inget ovanligt, men ibland avgår ledamöter pga oenighet eller stridighet inom styrelsen. Detta får inte innebära att personen inte får ut sin andel av arvodet. Det mest korrekta i alla lägen är att den som avgår får del av sin del av arvodet, i förhållande till sin tid i styrelsen, oavsett anledning till att man avgått.

Om någon väljer att avstå från sitt arvode? Skall övriga dela på den delen, eller ska det tillfalla föreningen? Här kan man göra hur som helst, såvida inte den som avstår har uttryckt nåt särskilt önskemål.

Vilket basbelopp bör användas? Det vanliga är att man använder prisbasbeloppet, som följer prisutvecklingen i samhället. Vi anser dock att man borde använda inkomstbasbeloppet, eftersom det bättre speglar löneutvecklingen.

Men vilket års basbelopp skall användas, är det basbeloppet vid tidpunkten för beslutet (stämman) eller tidpunkten för utbetalningen (ett år senare)? Begreppet basbelopp används ju för att något ska följa pris- eller inkomstutvecklingen, och det är naturligtvis basbeloppet vid utbetalningstillfället som gäller. Så används basbelopp i alla andra sammanhang i samhället.

 

© Borättupplysning Skåne

38 Responses to “Att fördela ett styrelsearvode – några problem”

  1. Anna skriver:

    Hej,
    Satt i styrelsen i en ny förening från slutet av 2020 till och med maj 2022. Detta handlar om arvodesfrågan, då som jag ser det, har vi i den avgående styrelsen inte fått betalt för hela vår sittande period. Värt att tillägga är att vi har verksamhetsår från 1/1 – 31/12. För att göra det enkelt så punktar jag upp det.

    – I oktober 2020 hade vi ett överlåtelsemöte med interim-/ byggstyrelsen där det bla beslutades om att arvodesfrågan skulle tas upp vid den kommande medlemsstämman.

    – Årsstämman 2021 hölls i juni. Då avgick någon och någon valdes in. Då beslutades det om ett prisbasbelopp.

    – Årsstämman 2022 hölls i maj. Då avgick samtliga i styrelsen och en helt ny styrelse valdes in. Då beslöts det om ett prisbasbelopp.

    Efter stämman 2021 så avgick vår då tidigare ordförande, där kom in en ny i styrelsen som valdes som ny ordförande. Hon avgick tyvärr efter bara någon månad och jag satt redan på sekreterare posten men ingen ville ta varken min post eller ordförande posten så för att vi skulle hålla ihopa det fram till stämman 2022 tog jag mig ann båda posterna.

    Jag blev sittandes med bokslutet och årsredovisningen för 2021 i början av 2022. Jag fick då frågan av vår ekonomiska rådgivare om inget arvode skulle betalas ut. – Givetvis ska det det. Sagt och gjort gör jag upp ett förslag som täcker hela 2021 och över de två månaderna för 2020. Men inget för 2022, detta förslag godkänds av styrelsen.
    Detta överlämnas då till den nya styrelsen som tar över. Men där kommer inget arvode för min medverkan i styrelsen från Jan – Maj 2022. Jag väcker frågan med styrelsen som består av samma personer som tog över efter oss 2022. Dom menar på att vi har fått utbetalt för den period som vi har suttit. Dom grundar det i beslutet som togs i samband med överlämningen från Interim-/ byggstyrelsen om ett uppskjutet arvode som då enligt dom inte börjat gälla förens stämman i juni 2021. Alltså att vi arbetat gratis under första halvan av 2021? Detta kan väl ändå inte stämma? Föreningens verksamhetsår är ju från januari till och med december och detta gäller väl även för ett prisbasbelopp?
    Dom vill få det till att det är från stämma till stämma? Dom kan ju fortfarande välja att betala ut arvode hur dom vill men dom måste väl förhålla sig till verksamhetsåret?
    Tänker jag fel som tänker att arvodet ska betalas ut efter antal verkade månader enligt angivet verksamhetsår? Prisbasbeloppet är väl ändå uppdelat på det verksamhetsår som i vårt fall är från januari till och med december?
    Förstår även nu i efterhand att vi inte skulle haft något arvode för 2020 med grund i beslutet som tog vid överlåtelsen då det inte röstades om vid stämman 2021.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Ursäkta mycket sent svar, men frågan tappades tyvärr bort.

      Jag hänger inte riktigt med i alla beslutsturer, men en sak vill jag ändå kommentera: Du verkar ha tänkt fel när det gäller arvodet. Styrelsearvode beslutas på årsstämma (eller överlämnandestämma) och avser perioden från stämman fram till nästa årsstämma. Är alltså inte kopplats till verksamhetsåret (som ju brukar vara jan-dec). Och som sagt, arvodets storlek kan bara beslutas på föreningsstämman, medan själva fördelningen brukar göras internt, inom styrelsen.

Leave a Reply