Budget steg 3. Underhåll och investeringar.

 
(Uppdatarad 2019)

Den sista delen på utgiftssidan är underhållskostnader och motsvarande, och det är här det ofta blir helt fel. Man rör ihop faktiska uh-kostnader med avsättningen till underhållsfond, och förstår inte sambandet med avskrivningarna. Men följer man vår kontantmetod blir allt mycket enklare och tydligare.

Eftersom underhållet kan variera extremt mycket från år till år, ska man budgetera för en genomsnittlig årlig kostnad. Många styrelser använder en komplicerad och tidskrävande underhållsplan för att beräkna detta genomsnitt. Trots detta blir resultatet inte särskilt tillförlitligt (Underhållsplanens XYZ). Andra använder en procentandel av taxeringsvärdet eller byggnadsvärdet (ofta 0.3%), vilket i praktiken blir alldeles för lite, även ihop med avskrivningarna.

Vi rekommenderar istället ett schablonbelopp, som bygger på vad fastighetsunderhåll i genomsnitt kan antas kosta. Alla fastigheter kan nämligen i det långa loppet antas kosta ungefär lika mycket att underhålla. Åtminstone är exakta kostnader omöjliga att förutse.

Vi rekommenderar alltså ett schablonbelopp på 150 kr per kvm totalyta (bostäder + lokaler). Till detta ska som schablon läggas 30 kr per kvm för löpande underhåll. Summa alltså 180 kr per kvm totalyta.

Detta kommer då att räcka till alla slags reparationer och underhållsåtgärder, stora som små. Även till underhåll av typ investeringar, och sällan återkommande åtgärder som ex. stambyte. (Uh/investeringar: läs mer).

Har man själv gjort beräkningar utifrån en uh-plan, och man litar på sina beräkningar, då kan man fortsätta med det. Men man bör hamna någonstans mellan 150 – 220 kr/kvm (inklusive reparationer), annars har man nog räknat fel.

Vår uh-budget, inklusive reparationer, blir alltså i normalfallet 180 kr x fastighetens totalyta. Detta är steg 3 i vår budget.

 

I verkligheten förbrukas aldrig det budgetera beloppet varje år, för underhåll och investeringar kostar olika mycket olika år. Vissa år får man alltså pengar över, som sparas i kassan. Andra år behövs mer pengar än vad som budgeterats, och då tar man till sparade pengar, eller får man ta nya lån. Stora uh-åtgärder måste som regel alltid finansieras med nya lån, det är normalt.

Blanda inte in “underhållsfonden” i detta, där finns inga riktiga pengar. Blanda inte heller ihop denna uh-budget med “avsättning till uh-fonden”, Denna avsättning är enbart en bokföringstransaktion som görs i samband med bokslut och årsstämma, och förändrar på intet sätt föreningens ekonomiska situation.

 

Anm.1: Ofta skiljer man på reparationer och planerat underhåll. I praktiken är gränsdragningen dock inte skarp, och bokföring sker inte alltid på ett konsekvent sätt. I vår budgetmodell är det väsentliga därför att se till summan, att den är minst 180 kr/kvm.

Anm.2: För nybyggda fastigheter är underhållsbehovet begränsat, större åtgärder kommer inte behövas förrän efter 20-30 år. Därför bör uh-budgeten modifieras så att endast 1/30-del behövs per år de första 30 åren. Ex: en relativt ny 10 år gammal fastighet behöver bara budgetera 10/30-delar av 150 = 50kr/kvm. Gäller det planerade underhållet. Löpande reparationer tillkommer alltid med 30kr/kvm. Summa alltså 80kr/kvm. (Löpande reparationer förekommer alltid, även för helt nybyggda fastigheter med garantier kvar.)

Anm.3: Avskrivningar ska som tidigare sagts inte budgeteras för, inte i vår modell, då avskrivningar inte innebär någon faktisk utgift. Och om man ändå vill lägga in en avskrivning i budgeten, ska uh-budgeten minskas med motsvarande belopp.

 

© Borättupplysning Skåne

 

Nästa steg: Intäkterna

 

29 svar till “Budget steg 3. Underhåll och investeringar.“

  1. Lena skriver:

    Frågor:
    1. Är underhållsplanen i en Brf en offentlig handling?
    2. Om styrelsen nekar att lämna ut den eller gå igenom den, vad kan vi medlemmar göra?
    3. Har vi som medlemmar möjlighet att påverka/föreslå – prioritera, utesluta, lägga till, underhåll, som vi ser är bäst för vårt hus? Vi vill naturligtvis också se att huset sköts och att våra pengar används på bästa sätt. …
    4. I egenskap av valberedare vill jag också granska UH-planen. Har jag laglig rätt att göra detta?
    5. I vår årsredovisning under kolumnen nyckeltal står punkten kapitalkostnad 133 kr/kvm totalyta. Vad betyder det? …

    Tacksam för svar
    Lena

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      1. Nej, det är ingen ”offentlig handling”, i dess vanliga betydelse offentlig för allmänheten. Däremot får den inte hållas hemlig för medlemmarna, föreningen medlemmar har rätt att ta del av den, åtminstone enligt vår bestämda uppfattning.
      2. En styrelse som vill hemlighålla uh-planen bör inte få fortsatt förtroende.
      3. Som medlem kan man ha synpunkter och förslag på underhåll och uh-plan, men det är styrelsen som har ansvaret och fattar besluten.
      4. se ovan.
      5. Kapitalkostnad brukar avse räntekostnaderna på föreningens fastighetslån.

  2. Göran skriver:

    Hur stor del av en framtida planerad investering/fastighetsförbättring skall medlemmarna ”spara” ihop till i uh fonden, och hur stor del skall det lånas till ?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      (korrigerat svar)
      Om föreningen varje år budgeterar för ett uh/utrymme på 150 kr/kvm, så kommer det finnas pengar till allt framtida underhåll. Men när en stor kostsam uh-åtgärd måste göras, kan det bli nödvändigt att (tillfälligt) låna pengar till detta. Men åren därefter kommer detta lån kunna amorteras ner ganska snabbt.

  3. Roger Persson skriver:

    Hej!
    Det du skriver känns genomtänkt och seriöst. Bra! Men hänger inte med på en del. Du skriver under budget steg 3:
    ”Vi rekommenderar istället ett schablon-belopp, som bygger på vad fastighetsunderhåll i genomsnitt brukar kosta. Alla fastigheter kan nämligen i det långa loppet antas kosta ungefär lika mycket att underhålla.
    Vi rekommenderar alltså ett schablon-belopp på 150 kr per kvm totalyta (bostäder + lokaler).”

    Du skriver också:
    ”Anm.1: För nybyggda fastigheter är underhållsbehovet begränsat, större åtgärder kommer inte behövas förrän efter 20-30 år. Därför bör uh-budgeten modifieras så att 1/25-del räknas bort de första 25 åren. Ex: en relativt ny 5 år gammal fastighet behöver bara budgetera 5/25-delar av 150 = 30kr/kvm.”

    Hur menar du att en underhållskalkyl för ett nybyggt hus skall se ut?
    Hälsn Roger

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Tja, kalkylen för ett nybyggt hus bör väl bli ungefär som det är beskrivet. Större problem de första åren täcks nästan alltid av garantier av olika slag. Därför behövs bara ett mindre belopp de första åren, t ex 25 kr/kvm, för löpande reparationer. Men ju äldre huset blir, desto mer underhåll kommer att behövas. Man bör alltså börja på 20-25Kr/kvm år 1, för att därefter öka med 5 kr för varje år som går tills taket på 150 kr/kvm nås år 25 (i fast penningvärde).
      (Jag ska förtydliga texten i avsnittet du refererar till).

  4. Kristian skriver:

    Hej
    Jag har en fråga ångande avskrivningarna:

    Citat
    ”Avskrivningar ska som tidigare sagts inte budgeteras för, då avskrivningar inte innebär någon faktisk utgift. Investeringar (avskrivningar) ryms inom schablonbeloppet på 150kr/kvm.”

    Jag tolkar detta som att du helt jämställer avskrivningar med ”faktisk” avsättning till underhåll? Jag är med på att detta stämmer under förutsättning att man i budgeten betraktar avskrivningar som ”riktiga” kostnader i resultaträkningen och därför tar in pengarna via årsavgifterna. På så sätt genererar avskrivningarna ett positivt kassaflöde som kan avsättas för framtida underhåll.

    Men i vår förening används utrymmet, som avskrivningarna skapar, till att amortera lånen som vi tagit för tidigare renoveringar och det ger alltså inte ett positivt kassaflöde. (Lån som vi ju dessutom delvis tvingats till p.g.a. att föreningen under tidigare decennier avsatt för lite pengar till underhåll.) För vår förening blir skillnaden i avsättning väldigt stor, ca 65kr/kvm utan avskrivningar och 215kr/kvm med.

    Att använda avskrivningar till amorteringar på gamla lån är ju helt rätt, men kan man i det fallet verkligen räkna avskrivningarna som avsättning till underhåll?

    Eller annorlunda uttryckt: Skall man betrakta amorteringarna som sparande för framtiden eller som avbetalning på gamla försyndelser?

    Hälsningar Kristian

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Jag skulle vilja svara att amortering är både ett sparande och avbetalning, samtidigt, det är samma sak, och går inte att skilja åt. Gamla lån bör ju amorteras ner i lagom takt, målet är på sikt en skuldfri förening. Men nya lån kan ibland behövas, vid tillfälligt behov av kontanta medel, t ex för stora uh-åtgärder.

      Det man också måste inse är att de olika posterna (begreppen) i verkligheten flyter ihopa. Avskrivningarna kan t ex användas både till nytt uh och till amortering. Följande fundamentala samband finns:

      Uh-budget 150kr/kvm + amortering 1% = Verklig uh-budget + avskrivningar = Verkligt uh + verklig amortering +/- kontant över/underskott.

  5. sam skriver:

    Hej!

    Vi har garage i vår fastighet. Ska de med i ”totalytan”? eller är det verkligen bara bostäder och lokaler?

    tack
    Sam

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Den yta vi använder i våra beräkningar är den taxerade ytan = bostadsyta + lokalyta. Garage brukar inte var med, utom i speciella fall, då de i så fall upptas som en taxerad yta.

  6. Jan skriver:

    Om avskrivningar finns med i budget ska då uh-budget minskas på motsvarande sätt som vid anm.2 löpande reparationer?

  7. Lennart (Borättupplysning) skriver:

    Ja, det är riktigt. Har man budgeterat en avskrivningspost, vilket man ofta har, ska denna utgöra en del av uh-budgeten. Alternativt att den utgör en del av amorteringsutrymmet, resultatet blir detsamma. Det väsentliga är att man inte kan använda vår budgetmodell och DESSUTOM budgetera för avskrivningar. Det kanske inte blev tillräckligt tydligt i texten.

  8. Lena i Gbg skriver:

    Vår förening har precis avslutat en stor amortering och nu kommer vi få + i kassan med ca 800′ /år.

    Dock skall vi nyinvestera i hissar, har lite större reparationer vi skall ta tag i så vi har behov av dessa pengar.

    Nu vill somliga i styrelsen att vi skall låna pengar till hissarna och istället sänka hyran för medlemmarna.
    De vill att framtida medlemmar skall vara med och betala hissarna och inte de som bor nu.

    blev väldigt konfunderad – hur diskuterar man allmänt med större investeringar & finansiering.

    tacksam för all hjälp

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Att sänka avgiften och samtidigt låna pengar låter som en mycket dålig idé. Om ni har en underhållsplan, och gjort en likviditetsbudget, bör ni veta hur framtiden kommer se ut. Använd överskottet till de kommande underhållet, skulle det därefter bli pengar över kan man fundera på en avgiftssänkning.

  9. Johnny skriver:

    Hej!
    Jag tycker de tankar som presenteras här är intressanta och genomtänka. Jag skulle vilja fråga hur du ser på små föreningar. Jag sitter i styrelsen för ett sekelskifteshus med 8 lägenhter och två lokaler och jag har svårt att se att se ett underhåll på 150kr/kvm. Den underhållningsplan vi jobbar med ligger betydligt lägre, kanske ner mot hälften. Utan att gå in på detaljer kan jag ändå tänka att det känns rimligt då vi har få gemensamma utrymmen, men jag blir osäker när jag ser vad du skrivit här. Har du några tankar kring små föreningar och underhåll?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Som vi skriver någonstans så är värdet 150kr/kvm/år så pass väl tilltaget att även de mest kostsamma uh ska kunna rymmas i detta belopp. T ex stambyte var 40-50-år. Enbart stambytet kan ta i anspråk uppemot 1/3 av detta belopp. Plockar man bort en sådan kostnad, och kanske några andra kostsamma men sällan förekommande uh-åtgärder, då kan man mycket väl landa på halva beloppet, ca 75 kr/kvm/år, eller ännu lägre.
      Som jag ser det är det ingen skillnad på små eller stora föreningar. Visst, det finns säkert skillnader mellan olika typer av fastigheter, men det är ändå svårt att förutspå dessa skillnader i det framtida underhållet.
      Vi har också skrivit avsnittet ”Underhållsplanens XYZ – de okända faktorerna”, som belyser svårigheterna att få till en uh-plan som täcker in det verkliga behovet.
      Så frågan är nog trots allt: litar man på sin uh-plan? Omfattar den verkligen allt? Vilket tidsperspektiv arbetar man med?

  10. Ellen skriver:

    Vi är en liten förening (5 st lägenheten) som är mitt uppe i en ombildningsprocess, och jag är lite skeptisk.

    Nu senast presenterade vår ombildningskonsult en budget som inte innehöll någon amortering alls (förmodligen för att avgiften redan ligger högt, ca 4000 kr/månad för en 2a på 65 kvm). När jag påpekade bristen på amortering menade ombildningskonsulten att vi kan välja att istället amortera de 40 000 kr per år som är tänkta att sättas av till kommande underhåll, och istället låna upp dessa belopp igen när renoveringarna väl kommer. Så vitt jag kan se så är väl detta samma sak som att inte amortera alls, eftersom tanken då aldrig är att minska lånet på sikt utan bara att fördela pengarna på olika sätt över tiden? I mina ögon bör väl ändå en förening både amortera och avsätta pengar till framtida underhåll?

    Hur tänker du kring detta?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Jag tycker som du, att man måste BÅDE amortera, OCH sätta av till underhållet. Samtidigt stämmer det som konsulten säger, man kan använda uh-pengar till amortering, om det inte behövs något uh just nu, och ta upp nya lån i framtiden, när underhållet behöver göras.
      Det intressanta är om summan (uh + amortering) är tillräcklig. Om det är en äldre fastighet (vilket det förmodligen är) rekommenderar vi 150 kr/totalyta till underhåll och reparationer, och 1-2% i amortering. Räkna på det, och då tror jag inte 40 000 kr räcker, det brukar alltid vara alldeles för snålt tilltaget.

  11. Assar skriver:

    Hej,

    I vår budget för 2016 finns följande kostnadsposter med:
    Löpande UH
    Avskrivningar
    Reservering till UH-fonden

    Blandar vi ihop det och skapar ett för högt kostnadsläge i vår budget?
    Eller skall både Avskrivningar och UH-fondens avsättningar belasta vår budget?

    Summa kostnader blir med de inräknat 1.65 milj
    Summan för Avskrivningar + UH-fonden blir 565.000 kr
    1/3 del av kostnaderna.

    Tacksam för svar.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      De exakta beloppen i er budget kan jag inte ta ställning till, men principerna kan jag förklara: De tre posterna du nämner ska tillsammans täcka behovet av reparation och underhåll, och amortering. Löpande uh är året reparationer. Avskrivningarna ska täcka årets amortering, och överskott ska användas till planerat uh. Reserveringen till uh-fonden ska tillsammans med nämnda överskott motsvara det genomsnittliga uh-behovet/år.

  12. Paul skriver:

    Hej!

    Våra lägenheter har källarvåning, och har därmed ur taxeringssynpunkt tilldelats både boyta och biyta. Nu undrar jag : när man ska beräkna fastighetens totalyta är den då boyta + biyta, eller enbart den angivna boytan?

    Tacksam för svar.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det finns inga allmänt fastställda regler hur man ska beräkna ”totalytan”. De allra flesta brukar dock definiera det som bostadsyta + lokalyta, så som det angetts i fastighetstaxeringen. Men det finns saker som komplicerar det hela, och det är t ex garageyta, som vi inte brukar räkna in. En annan komplikation är sk biyta. När det gäller enskilda lägenheter, brukar vi räkna in 50% av biytan i bostadsytan, en slags ”kompromiss”. På samma sätt brukar vi göra för hela fastigheten, dvs vi adderar 50% av biytan till den aktuella bostadsytan.

  13. Fredrik skriver:

    Hej,

    Vi har precis gjort ett stambyte där vi har tagit ett lån på 40 miljoner för att täcka kostnaderna. Sedan tidigare har vi endast 5 miljoner i lån. Total lägenhetsyta är 7247 kvm och lokalyta 1229 kvm.

    Förra året hade vi utrymme att amortera 780 tkr och ändå vill styrelsen öka avgiften med 8% över fyra år, alltså totalt 36%. Vår avgift idag ligger på 650 kr/kvm. Känns detta rimligt?

    Vi har dessutom haft en del vattenskador de sista åren och har totalt betalat ca 1,9 miljoner de sista 8 åren.

    Vi har renovera fönster, tak och fasad, miljöhus etc och har inte något annat större de närmaste åren. Så småningom så ligger där ett byte av radiatorstammen.

    Skulle ni kunna ge lite riktlinjer gällande hur jag ska tänka om jag vill sätta upp en budget för att räkna på en rimlig avgift? Amorteringstakt, schablonbelopp för underhållskostnader etc.

    Tacksam för svar!

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det du efterfrågar är en underhållsplan, och en sådan brukar kosta flera 10.000-tals kronor att ta fram. Så tyvärr kan jag inte hjälpa dig med det här i detta forum.

  14. Magnus skriver:

    Hej,
    Först ett varmt tack för dessa folkbildande sidor – tack! Eftersom ”totalyta” är centralt i beräkningen (utgör hela nämnaren) känns det viktigt att använda rätt antal kvm. Det jag saknar kunskap om är begreppet ”lokaler”. I vår förening har vi i källarplan förråd, tvättstugor & torkrum, uppställningsrum för cyklar samt några få slitna förrådsrum som är uppvärmda. Korridorerna utgör en stor del av ytan. På vår kallvind finns tidsenligt nätade enkla förråd. Ska något av detta räknas in i ”totalyta”?

    En egen tanke är att summan ”invändig yta alla våningsplan” borde utgöra ”totalyta” men inser samtidigt att schablonen sannolikt är baserad på och framräknad med data från en mängd föreningar där definitionen (och tolkningen) av ”totalyta” kan vara någon annan. Alltså inte jämföra äpplen med päron. Vår bostadsyta utgör 66 % av ”invändig yta alla våningsplan, kallvinden exkluderad”. Fastighetstaxeringen upptar bara vår bostadsyta (och varför det är så har jag ingen historik att luta mig mot). Är undrande och rådvill.
    Mvh,
    Magnus

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det vi menar med lokalyta brukar vara det som anges i taxeringen, dvs registrerade lokaler, avsedda för uthyrning. Man måste räkna med dessa lokaler, helt enkelt för att de i vissa föreningar utgör en väsentlig yta, och bidrar med en väsentlig andel av intäkterna. Utan att räkna in dessa ytor och intäkter skulle man inte få en sann bild av föreningens ekonomiska läge.

      Detta med ytor kan dock vara problematiskt. Det finns t ex ofta lokaler och utrymmen som inte hyrs ut, som används av föreningen. Det kan också finnas t ex garage, som inbringar ganska stora intäkter, men som inte är registrerade ytor. I vissa fall är underjordsgarage registrerade som lokaler, och då kan dessa inräknas om intäkter/kostnader är väsentliga. (Taxeringarna kan ibland vara ganska inkonsekventa, och ibland t o m felaktiga.)

      Sen finns det alltid allmänna ytor av olika slag, t ex entréer, trappor, tvättstugor, källare, vindar mm,mm. De ingår i begreppet Bruksarea eller Bruttoarea (se Wikipedia: https://sv.wikipedia.org/wiki/Area_och_volym_f%C3%B6r_husbyggnader ) och brukar utgöra ca 20% av Bruttoarean. Ett annat begrepp som används, i samband med energideklarationer, är Atemp (uppvärmd tempererad area), och motsvarar ofta Bruttoarea (?).

      Men som sagt, de begrepp som vi använder (liksom de flesta aktörer) är Bostadsarea + Lokalarea = Totalyta. Ger i de flesta fall en rättvisande bild av föreningen.

  15. Peter skriver:

    Hej,

    Var i föreningens dokument kan jag kolla/säkerställa att styrelsen faktiskt sätter av ett schablonbelopp på 150 kr per kvm totalyta?
    Efter en del tjatande har jag fått fram följande utifrån en besiktning och underhållsplan. Beräknad underhållskostnad/m2/år 444 kr. Känns inte detta väldigt mycket?

    Peter

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Hur mycket som rent faktiskt kan avsättas till föreningens underhåll kan bara beräknas efter de anvisningar som finns här på Styrelsetips. Det anges aldrig i föreningens årsredovisning. Ska nämligen inte förväxlas med den ”avsättning till underhåll” som görs i årsredovisningen och som beslutas på stämman, som är en ren bokföringsmässig transaktion (omfördelning i balansräkningen).

      Vad man i en underhållsplan kommer fram till beror bl a på vilken tidshorisont man använder, och vilka uh-åtgärder som då ingår. En underhållsplan som t ex bara omfattar 10-20 år, och där ett stambyte ingår, kan mycket väl komma upp i nämnda siffra eller högre. Detta är dock inte det belopp man kommer fram till om uh-plan har ett ”evigt” perspektiv, då brukar man hamna på 150-200 kr/kvm.

  16. Peter skriver:

    Hej Lennart,
    Tack för svar.

    Enligt styrelsen så är UHP på tidshorisonten 30 år. Däremot så ligger några större underhåll under denna period som stambyte osv. Det konstiga är dock att i den ekonomiska kalkylen och UHP så finns även andra årtal med som sträcker sig längre än 30 år och vad jag kan uppskatta som kommer ju 30-års-perioden efter den första vara betydligt billigare i drift eftersom stora underhållsåtgärder gjordes i perioden innan.

    Eftersom kostnaden inte har slagits ut på ”evigt” eller 50 år så blir det ju hög underhållskostnad/m2/år.

    Min fråga är då, blir det inte så att nuvarande generation/boende betalar mer och även för kommande generationers/boendes slitage på fastighet osv?

    Enligt din uppfattning, är det mer rättvist att räkna på ”evigt” eller så lång tidshorisont som möjligt för att få en så rättvis nivå på månadsavgift som möjligt?

Lämna ett svar till Fredrik