Kallelse till föreningsstämma, vissa form- och tidskrav mm.

Vi ska försöka besvara ett antal frågor kring hur man kallar till föreningens årsstämma, till extrastämma, och andra omständigheter kring detta. Reglerna finns i Lag om ekonomiska föreningar, Bostadsrättslagen, och i resp. bostadsrättsförenings stadgar.

 
(uppdaterad feb.2018)

Ordinarie årsstämma ska hållas senast ½ år efter redovisningsårets utgång. Kallelse till årsstämma kan ske tidigast sex veckor och senast två veckor innan stämman (stadgarna kan ange annat). Gäller även extrastämma.

Kallelse ska ske skriftligt genom anslag eller utdelning. I de flesta stadgar står det ”anslås på lämplig plats”, och då bör det ske i samtliga trappuppgångar. Bättre och vanligare är dock att kallelsen delas ut till alla medlemslägenheter, det anses alltid godkänt. Men det finns undantag, om speciella ärenden ska behandlas (t ex vissa stadgeändringar), då måste alla delges via sin postadress. Och vissa föreningar kan ha speciella regler i stadgarna, t ex att kallelse även ska skickas till de som har sin bostad uthyrd.

Kallelsen ska innehålla tid och plats, och vilka ärenden som ska behandlas. I praktiken innebär det att man brukar skicka med stämmans dagordning. Utöver formalia och de vanliga årsstämmopunkterna är det viktigt att alla ärenden redovisas tydligt, var för sig. Om styrelsen t ex har någon proposition, eller om det finns medlemsmotioner, ska dessa alltså tydligt specificeras som egna punkter på dagordningen. En punkt “Övriga frågor” kan även förekomma, men inga beslut får fattas på en sådan punkt, det blir i så fall enbart en diskussions- och informationspunkt.

Hur tydligt måste ett ärende beskrivas på dagordningen? Rent formellt räcker det med att ärendet beskrivs på en rad på dagordningen, men om det t ex finns ett förslag (proposition) från styrelsen bör hela förslaget bifogas kallelsen. Likaså bör ev. motioner bifogas i sin helhet.

När ska årsredovisningen delas ut? Den ska “hållas tillgänglig för medlemmarna senast två veckor innan årsmötet”, dvs den bör delas ut i samband med kallelsen. Annars måste medlemmarna i god tid få veta var och när den hålls tillgänglig. Samma gäller revisionsberättelsen (den är i praktiken är ett bihang till årsredovisningen).

En del styrelser vill att man föranmäler sig. Kan föranmälan ställas som krav? Nej (då måste det uttryckligen står så i stadgarna). Visserligen kan det vara bra för styrelsen att veta ungefär hur många som tänker komma, med tanke på t ex förtäring, men det kan inte vara ett krav, man ska kunna komma även oanmäld.

Vad kan hända om inte ovanstående regler följs?

Om inte kallelsen gått ut enligt reglerna kan stämman inte hållas, alternativt kan stämman ogiltigförklaras om någon medlem anser så. Om ett ärende inte är angett på dagordningen får det inte tas upp, och framför allt inte fattas beslut om. Om årsredovisningen inte funnits tillgänglig i tid får den inte behandlas, om någon medlem anser så. Viktigt är också att årsredovisningen är komplett, med alla underskrifter och revisorspåteckning, annars är den i princip ogiltig och kan inte behandlas.

Om extrastämma

När kan extra föreningsstämma inkallas, och av vem? Extrastämma kan inkallas antingen av styrelsen själv, eller på begäran av en revisor. Det kan vara en speciell fråga som måste fattas beslut om och som inte kan vänta. Extrastämma kan också begäras av enskilda medlemmar, men då måste minst 1/10-del av föreningens medlemmar ställa sig bakom. Begäran ska vara skriftlig och med angivande av skäl. Så måste det också gå till om t ex en enskild styrelseledamot eller en minoritet i styrelsen vill att extrastämma inkallas. Skriv en begäran, och få den underskriven av 10% av föreningens medlemmar (inklusive ledamoten själv). Om extrastämma är begärd är styrelsen skyldig att utfärda en kallelse inom två veckor, och stämma måste sedan hållas senast sex veckor efter kallelsen. Skulle styrelsen vägra kan man vända sig till Bolagsverket.

Vad händer med stämmoprotokollet?

Senast tre veckor efter stämman skall det justerade protokollet hållas tillgängligt hos föreningen”. Vi rekommenderar att stämmoprotokollet delas ut till alla medlemmar, och alltså senast inom tre veckor.

 

Detta var bara en kort sammanfattning av de viktigaste reglerna. Om det uppstår problem bör lagtexter och föreningens stadgar studeras.

Lag om ekonomiska föreningar, kap. 7

Bostadsrättslagen, kap. 9

 

© Borättupplysning Skåne

190 Responses to “Kallelse till föreningsstämma, vissa form- och tidskrav mm.”

  1. Martin skriver:

    Hej,
    2 av 40 medlemmar i vår föreningen har lämnat in motion och kallat till extrastämma gällande hissinstallation. De hävdar vidare att enkel majoritet räcker för ett sådant stämmobeslut. Som styrelsemedlem verkar det svårt att förstå vad som gäller när man läser vad som står i övrigt på internet.
    Vad en hissinstallation innebär är dock att föreningen går från skuldfri till relativt högt belånad, avgifterna behöver höjas 30% och att lägenheternas marknadsvärden kommer förändras olika (bottenvåning ner och vindsvåning upp t.ex.). Det talar i min logik för att en kvalificerad majoritet om 2/3 krävs.
    Kan ni hjälpa mig att tolka vad som gäller?
    Tack

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      För det första räcker det inte att två medlemmar vill ha exrastämma. Det krävs minst 10% av medlemmarna för att en extrastämma ska inkallas.

      Beslut om hissinstallation anses vara en väsentlig förändring, och kräver därför ett stämmobeslut. Men det bör räcka med vanlig enkel majoritet, om installationen kan göras utan ingrepp i enskilda lägenheter. Hur ekonomin påverkas och om avgiftshöjning behövs, saknar betydelse. Även det faktum att olika lägenheter kan få olika nytta av en sådan installation.
      Skulle en installation påverka enskilda lägenheter rent fysiskt, behövs dock innehavarnas godkännande, alternativt 2/3-stämmomajoritet och hyresnämndens godkännande.

  2. Bengt Robertsson skriver:

    Hej
    Vår styrelse ska hålla en extrastämma där de bl.a. ska godkänna ett avtal med en ideell förening. I denna ideella förening sitter vår kassör som ordförande.
    Avtalet är en historia i sig, helt galet formulerat där denna ideella förening ska kunna hyra våra lokaler för en årlig summa och där det i avtalet inte finns något datum för giltighetstid m.m. m.m.
    Jag vill åberopa jäv för detta handlande och är det skäl till att jag kan ogiltigförklara denna extrastämma?
    MVH Bengt Robertsson

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det är styrelsen som fattar avtal, och något formellt godkännande av en stämma ska inte behövas. Men i vissa fall kan det vara bra att få saken prövad, och kanske godkänd, av en stämma. Om styrelsebeslutet är fattat på formellt rätt sätt, dvs att ”kassören” inte deltog eller var närvarande, så föreligger inget jäv. Men frågan bör ställas, och föreningsrevisorn måste kontrollera det.
      Avtal kan vara mer eller mindra bra formulerade, men detta fall kan jag naturligtvis inte ha någon åsikt om.
      Det finns ingen grund för att ogiltigförklara stämman, inte utifrån det du berättat.

  3. Trine Johansson skriver:

    Hej
    På årsmötet i vår bostadsrättsförening uppstår en konflikt och alla som valt att ställa upp som kandidater till ny styrelse, valde att hoppa av. Vi kunde inte välja någon styrelse. Beslut togs om att en ny valberedning skulle utses och en kallelse till extrastämma skulle utlysas av de som var kvar av den ”gamla” styrelsen = två personer. Nu godkänner inte Lantmäteriet vår nya styrelse då den inte har valts på ordinarie årsstämma. Vad har vi gjort för fel? Hu skulle vi gjort?
    Mvh Trine

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det måste ha uppstått någon form av missförstånd. En styrelse utses (eller kompletteras) på föreningsstämma. Spelar ingen roll om det är ordinarie årsstämma eller extrastämma, så länge kallelsen är korrekt utförd. Dessutom har Lantmäteriet inget med detta att göra, däremot Bolagsverket.

  4. Thomas skriver:

    Jag har skickat en motion till vår brf årsstämma, vilken har bekräftats tagits emot av styrelsen. Nu har styrelsen skickat ut kallelse till årsstämman, men motionen finns inte med någonstans. Vad ska jag göra? Är det okej att motionen tas upp först på själva stämman?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Skickades motionen in inom den tidsgräns som är angiven i stadgarna? I så fall ska motionen vara med på dagordningen, och antingen bifogas, eller åtminstone med huvudinnehållet angivet. Om så inte skett har styrelsen handlat fel, och måste rätta till misstaget. Motionen måste delas ut före stämman, tillsammans med övriga handlingar. Att inte behandla en korrekt inlämnad motion är ett brott mot Föreningslagen.

  5. David skriver:

    Vi kommer ha vår ordinarie årsstämma i början på juni. En av punkterna är ändring av stadgarna. Jag har förstått det som att samtliga röstberättigade medlemmar måste rösta ja för att det beslutet ska kunna gå igenom på den ordinarie stämman, vilket innebär att om någon inte dyker upp så måste man kalla till extrastämma? (Eller anses man bara röstberättigad om man är med på stämman?)

    Med tanke på de senaste årens närvaro på stämman så kommer vi behöva kalla till extrastämma. Måste vi avvakta och se hur resultatet blir på ordinarie stämman eller får man skicka ut en kallelse till en preliminär extrastämma redan innan, så att man kan ha extrastämman tidigare, låt säga en vecka efter ordinarie stämman?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Fösta problemet är rätt uppfattat, samtliga röstberättigade i föreningen måste stödja beslutet. Annars måste det till två föreningsstämmor. Stämma två får inte kallas till förrän stämma ett är avklarad.

  6. Marko skriver:

    Vi har haft en årsstämma som samma dag som den skulle hållas flyttades till annan plats (pga lite regn) vilket gjorde att undertecknad inte kunde deltaga och motivera för/emot eller rösta på inkomna motioner. Kan jag på något sätt ogiltigförklara stämman och isåfall hur går jag tillväga?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det går att försöka ogiltigförklara en stämma eller enkilda beslut, genom en stämning till tingsrätten. Dock krävs det i praktiken synnerliga skäl och omständigheter, t ex varför kunde du inte delta pga flytten? Hur långt bort var flyttningen? Vad handlade motionen om? Hade utfallet kunnat bli väsentligt annorlunda? Vad det stora ekonomiska värden som stod på spel? Om tingrätten ska tycka att ett beslut fattades fel eller på felaktiga grunder krävs det alltså ganska mycket.

  7. KURT EIDEGREN skriver:

    Hej!Har för första gången deltagit i BRF föreningsstämma.Brf medlemmarna fick Kallelse/dagordning i god tid innan stämman.Stämman genomfördes men vid kontroll visar det sig att någon i styrelsen bytt ut en punkt avseende ” av till styrelsen hänskjutna frågor samt av föreningsmedlem anmält ärende”(tydligen något som någon i styrelsen inte vill behandla)till att lyda ”av medlemmar fanns inga frågor hänskjutna till stämman”! Detta utan att meddela ändringen till medlemmarna,väntade på punkten vid stämman ang. detta, men den fanns ju inte med.Stämman avslutades och jag har försökt få klarhet i hur detta gick till. Dagordningen som behandlades på stämman har tillkommit efter att medlemmarna kallats till stämman.
    Hur hantera detta ?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Att ändra den utskickade dagordningen inför stämman är naturligtvis inte tillåtet. Men i detta fallet tror jag att förklaringen helt enkelt är att det inte fanns några motioner, och då har ordföranden velat var lite övertydlig och ändrat formuleringen på den punkten. Om det är så har inget formellt fel begåtts, det fanns ju inga motioner att behandla.
      Om det däremot funnit någon motion, och den inte behandlats på stämman, då är det ett brott mot föreningslagen.
      Enklast är att fråga ordföranden, eller någon annan i styrelsen.

  8. Klara skriver:

    Hej
    Om en medlem kommer sent till en extra stämma vad gäller?
    Kan man registreras under sittande möte?
    Medlemmen röstar utan att vara avprickad i röstlängden
    Om röstning redan skett, skall man rösta om?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Viktigt att påpeka är att dessa frågor inte är reglerat i lag, obs!

      I början på stämman ska en röstläng upprättas, som sedan godkänns då den punkten kommer upp på dagordningen. De som avprickats har då rösträtt. Samtidigt är det inte ovanligt att denna röstlängd kan ”fyllas på” om det t ex skulle tillkomma någon eftersläntrare. Denna påfyllning måste dock godkännas av stämman. Stämman kan alltså avslå en begäran om att eftersläntrare ska få rösta. Om man inte har blivit upptagen i röstlängden så har man ingen rösträtt.
      Att ta upp en redan avgjord fråga till förnyad omröstning brukar inte ske, men är inte heller fel. Det får stämman själv besluta om. Särskilt i små föreningar, eller där det vägt väldigt jämt, kan det vara motiverat att göra en ny omröstning, om fler medlemmar tillkommer. Men som sagt, i så fall får stämman först ta ett särskilt beslut, om frågan ska upp till förnyad omröstning.

  9. Britta Jansson skriver:

    Hej!
    1. Jag var nyligen på en extrastämma då ordföranden utan förvarning ställde två frågor till mig som jag till fullo inte förstod och som jag inte var förberedd på. Sedan ville han, utan att dessa punkter om frågor till mig framkommit ur kallelsen, att mina svar skulle protokollföras! (Själva sakfrågan hade i detta skede helt kommit på kant).

    Kan man göra så, dvs protokollföra något som inte finns med i kallelsen? Kan man tvinga en medlem att svara på frågor på en stämma som medlemmen inte kunnat förbereda sig på?

    2. Under samma stämma hade ett ombud med sig fem fullmakter som räknades med som vanligt. I våra stadgar står: ”Ombud för företräda endast en medlem”.

    Vad gäller då i detta fallet med rösträkningen?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      1. Nej, det kan man inte. Protokollet kan bara omfatta de punkter som är med på dagordningen.
      2. Om ombudet kunnat rösta för mer än 1 medlem så är det ett brott mot stadgarna (och lagen). Om det har haft betydelse, dvs avgjort en omröstning, så kan omröstningen förklaras ogiltig. Om det är ett beslut med stor ekonomisk betydelse för enskild medlem eller för föreningen, så kan man bestrida stämmobeslutet hos tingsrätten. Men enklare kan ibland vara att begära en extrastämma och en ny omröstning.

  10. Jens Ohlsson skriver:

    Hej!
    Styrelsen i min Brf har kallat till extrastämma men jag har varken fått information eller kallelse om det. Det var först när en granne påtalade detta som jag fick veta något. Information om stämman och ärende har meddelats i föreningens digitala nyhetsbrev och genom anslag vid entrén. Men till saken hör är att jag pga sjukdom (ME/CFS) inte har möjlighet att ta del av nyhetsbrevet digitalt (nyhetsbrevet i papper togs bort för några år sedan) och att jag också är bunden till min lägenhet och måste ligga och vila hela dagarna och därför inte passerar entrén. Styrelsen vet om detta och kunde ha lagt ett fysiskt brev om detta i min brevlåda. Vad gäller? Kan extrastämman ändå genomföras under sådana premisser? Det är en viktig fråga som ska beslutas. Vi är en ganska stor förening och jag är inte ensam om detta.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det formella kravet på en kallelse till föreningsstämma är att den ska tillkännages på det sätt som anges i stadgarna. Uppfylls det kravet så har styrelsen gjort det som måste göras, enligt lag och stadgar. Så allt hänger på vad som står i stadgarna. Men sen har styrelsen ingen skyldighet att se till att alla verkligen nås av kallelsen, utan det är upp till var och en.
      Men det är inget som hindrar att styrelsen går utöver stadgarnas krav, det är faktiskt rätt vanligt. T ex att kallelsen delas ut i allas brevlådor, även om det bara står i stadgarna att den ska anslås.
      En möjlighet är att föreslå en stadgeändring, med precisering av kallelseförfarandet. Till dess föreslår jag att du försöker få en överenskommelse med styrelsen att viktiga meddelanden delas ut i din brevlåda (och till andra med liknande önskemål).

  11. Fredrik skriver:

    Hej!

    Vår styrelse har med tre dagar kvar tills årsmöte inte lämnat ut något årsredovisning, utan skyller på ”förseningar”. I stadgarna står det att den lämnas ut senast 2 veckor innan.
    Kan jag ogiltigförklara mötet eller finns det andra verktyg.

    Jag har påmint styrelsen flera gånger.

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Om årsredovisningen inte finns tillgänglig 2 veckor före stämman kan man begära att stämman inte ska hållas, eller, om den ändå hålls, begära hos tingsrätten att stämman ogiltigförklaras. Men någon måste alltså begära detta, annars, om alltså ingen protesterar, så så blir ju stämman i praktiken godkänd (av medlemmarna), även om inte alla formaliteter uppfyllts.
      Lag om ekonomiska föreningar, Kap.6 §25, §47-48.
      Ett alternativ är att begära ajournering, om man nöjer sig med det, för att på så sätt hinna ta del av årsredovisningen.

  12. Sara B skriver:

    Hej, vi ska årsstämma i vår vägförening. För att spara på porto och papper samt att locka fler att närvara så tänkte vi inte skicka med balans och resultatrapport i kallelsen. Är det ok att endast ha med kallelsen och dagordningen som underlag till årsstämman?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Frågan gäller alltså en vägförening. Något uttömmande svar kan jag därför inte ge, men generellt för ekonomiska föreningar är att kallelse måste ske enligt stadgarna, två veckor innan, och innehållande kallelse och dagordning, och att årsredovisningen ska finnas tillgänglig. Bäst är att följa tidigare års rutiner i föreningen.

  13. Dorita skriver:

    Hej
    Vi behöver kalla till extrastämma för att avsätta föreningens ordförande.
    Vi vet att det behövs 10% av medlemmarna som kallar till stämman.
    Kan jag få hjälp med att skriva själva meddelandet till styrelsen. Ordförande trakasserar och mobbar de anställda och vi behöver omgående få hen avsatt. Tack för hjälpen

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      En sådan skrivelse behöver inte vara så märkvärdig. Det räcker med typ: ”Vi medlemmar i Brf X begär att styrelsen kallar till extra föreningstämma för att välja ny styrelse.” Alternativt ”välja ny ordförande”. Undertecknas med datum och av alla de medlemmar som stödjer kravet. (Måste alltså vara minst 10% av röstberättigade medlemmar.)

  14. Marie skriver:

    Hej,
    Vi har nyligen haft en årsstämma och fattat beslut under mötet som samtliga var överens om. Punkten fanns med k dagordningen och kallelse skett enligt regelverk. Nu motsätter sig ett par hushåll som inte närvarade under mötet det beslut som har fattats. Har de rätt att göra detta när de inte behagat sig att närvara under årsmötet?

    • Lennart (Borättupplysning) skriver:

      Det beror på vad frågan handlar om. I normala fall kan man inte klaga eller ifrågasätta ett stämmobeslut, utan det är bara att acceptera. Men har man stöd av andra medlemmar kan man med hjälp av 10% få till en ny stämma, och ta upp frågan igen.
      Men det finns undantag. Om det gjorts något formellt fel, eller beslutet strider mot lagen, t ex att någon särbehandlats negativt i strid med bostadsrättslagen. Då kan medlemmen begära prövning i domstol.

Leave a Reply for Jonathan