Kallelse till föreningsstämma, vissa form- och tidskrav mm.
Vi ska försöka besvara ett antal frågor kring hur man kallar till föreningens årsstämma, till extrastämma, och andra omständigheter kring detta. Reglerna finns i Lag om ekonomiska föreningar, Bostadsrättslagen, och i resp. bostadsrättsförenings stadgar.
(uppdaterad feb.2018)
Ordinarie årsstämma ska hållas senast ½ år efter redovisningsårets utgång. Kallelse till årsstämma kan ske tidigast sex veckor och senast två veckor innan stämman (stadgarna kan ange annat). Gäller även extrastämma.
Kallelse ska ske skriftligt genom anslag eller utdelning. I de flesta stadgar står det ”anslås på lämplig plats”, och då bör det ske i samtliga trappuppgångar. Bättre och vanligare är dock att kallelsen delas ut till alla medlemslägenheter, det anses alltid godkänt. Men det finns undantag, om speciella ärenden ska behandlas (t ex vissa stadgeändringar), då måste alla delges via sin postadress. Och vissa föreningar kan ha speciella regler i stadgarna, t ex att kallelse även ska skickas till de som har sin bostad uthyrd.
Kallelsen ska innehålla tid och plats, och vilka ärenden som ska behandlas. I praktiken innebär det att man brukar skicka med stämmans dagordning. Utöver formalia och de vanliga årsstämmopunkterna är det viktigt att alla ärenden redovisas tydligt, var för sig. Om styrelsen t ex har någon proposition, eller om det finns medlemsmotioner, ska dessa alltså tydligt specificeras som egna punkter på dagordningen. En punkt “Övriga frågor” kan även förekomma, men inga beslut får fattas på en sådan punkt, det blir i så fall enbart en diskussions- och informationspunkt.
Hur tydligt måste ett ärende beskrivas på dagordningen? Rent formellt räcker det med att ärendet beskrivs på en rad på dagordningen, men om det t ex finns ett förslag (proposition) från styrelsen bör hela förslaget bifogas kallelsen. Likaså bör ev. motioner bifogas i sin helhet.
När ska årsredovisningen delas ut? Den ska “hållas tillgänglig för medlemmarna senast två veckor innan årsmötet”, dvs den bör delas ut i samband med kallelsen. Annars måste medlemmarna i god tid få veta var och när den hålls tillgänglig. Samma gäller revisionsberättelsen (den är i praktiken är ett bihang till årsredovisningen).
En del styrelser vill att man föranmäler sig. Kan föranmälan ställas som krav? Nej (då måste det uttryckligen står så i stadgarna). Visserligen kan det vara bra för styrelsen att veta ungefär hur många som tänker komma, med tanke på t ex förtäring, men det kan inte vara ett krav, man ska kunna komma även oanmäld.
Vad kan hända om inte ovanstående regler följs?
Om inte kallelsen gått ut enligt reglerna kan stämman inte hållas, alternativt kan stämman ogiltigförklaras om någon medlem anser så. Om ett ärende inte är angett på dagordningen får det inte tas upp, och framför allt inte fattas beslut om. Om årsredovisningen inte funnits tillgänglig i tid får den inte behandlas, om någon medlem anser så. Viktigt är också att årsredovisningen är komplett, med alla underskrifter och revisorspåteckning, annars är den i princip ogiltig och kan inte behandlas.
Om extrastämma
När kan extra föreningsstämma inkallas, och av vem? Extrastämma kan inkallas antingen av styrelsen själv, eller på begäran av en revisor. Det kan vara en speciell fråga som måste fattas beslut om och som inte kan vänta. Extrastämma kan också begäras av enskilda medlemmar, men då måste minst 1/10-del av föreningens medlemmar ställa sig bakom. Begäran ska vara skriftlig och med angivande av skäl. Så måste det också gå till om t ex en enskild styrelseledamot eller en minoritet i styrelsen vill att extrastämma inkallas. Skriv en begäran, och få den underskriven av 10% av föreningens medlemmar (inklusive ledamoten själv). Om extrastämma är begärd är styrelsen skyldig att utfärda en kallelse inom två veckor, och stämma måste sedan hållas senast sex veckor efter kallelsen. Skulle styrelsen vägra kan man vända sig till Bolagsverket.
Vad händer med stämmoprotokollet?
“Senast tre veckor efter stämman skall det justerade protokollet hållas tillgängligt hos föreningen”. Vi rekommenderar att stämmoprotokollet delas ut till alla medlemmar, och alltså senast inom tre veckor.
Detta var bara en kort sammanfattning av de viktigaste reglerna. Om det uppstår problem bör lagtexter och föreningens stadgar studeras.
Lag om ekonomiska föreningar, kap. 7
© Borättupplysning Skåne
Fråga?!
Vi har precis haft en extrastämma och ingen agenda togs upp varken innan eller på extrastämman. Man genomförde stämman och röstade utan agenda. Vad gäller, går det att få igenom stämman ändå?
Eller ska man kalla till en ny stämma omgående?
MVH
Henrik
Det här förstår jag inte riktigt. Har det inte funnits en dagordning? Har det inte funnits en kallelse? Utan en kallelse med en dagordning och en fråga att besluta om kan man inte hålla en extrastämma.
1/10 av medlemmarna har begärt extrastämma.
Måste man kalla alla medlemmar till extrastämman? eller kan man endast kalla de som skriftligen har begärt extrastämman?
MVH
Samtliga medlemmar måste alltid kallas till alla stämmor.
Hej
I vår förening har det blossat upp till strid mellan sittande ordförande och en styrelsemedlem. Styrelsemedlemen samlade ihop 10% av medlemmarna och kallade till extra föreningsstämma imorgon 9/12. I kallelsen sägs inget om striden utan där står att vår nuvarande ordf. och styrelsen ska avgå och lite längre ner förslag på ny styrelse. Som jag ser det så måste det bli en röstning av medlemmarna vilken ordf. vi ska ha. Men som kallelsen är utformad så vet inte medlemmarna om striden. Jag anser att stämman ska ogiltigförklaras pga. det inte går att utläsa vad stämman handlar om. Och sittande ordf. är i princip avsatt mot egen vilja. Har jag rätt el fel? Mvh
Det jag kan utläsa ur din beskrivning är att extrastämman kanske inte är utlyst på rätt sätt. Rätt sätt är att de 10% medlemmar som kräver en extrastämma ska lämna in denna begäran till styrelsen, och därefter är det styrelsen som kallar till extrastämma. Dessutom ska det klart och tydligt anges vad stämman ska behandla och besluta om. Är inte stämman utlyst på rätt sätt, genom ett styrelsebeslut, och inom rätt tidsramar, så är den ogiltig. I just ert fall måste kanske extrastämman utlysas på nytt, av styrelsen.
Hej,
Kan en revisor väljas till ordförande på föreningsstämman?
Ja, det är inget som hindrar. Man bör välja en stämmoordförande som är kunnig i föreningsfrågor och mötesteknik. Personen bör också vara neutral (om det t ex förekommer konflikter i föreningen), man bör undvika att föreningens ordförande sitter stämmoordförande. Men revisorn kan vara ett bra alternativ.
Hej! För en tid sedan gjordes ett takarbete föreningen. I förra veckan upptäckte jag att en taklucka stod öppen och meddelade omgående HSB som svarade att de tagit emot mitt mail och skulle informera om detta. Det dröjde 5 dagar innan de kom och stängde luckan. Då hade det både regnat och snöat in på vinden.
Min fråga är nu vem som är ansvarig ifall det blir en fuktskada på vinden? Är det HSB som underlät att åtgärda inom rimlig tid (när jag gjorde anmälan hade det varit fint väder i flera dagar. Regn och snö kom efter kontakt med HSB). Enligt styrelsen är det takfirman som är ansvarig eftersom föreningen har garanti på arbetet som gjordes. Jag tycker att HSB är ansvarig eftersom de kände till att takluckan var öppen men inte informerade styrelsen eller vidtog åtgärder direkt det hände. Hade de skickat någon att stänga luckan samma dag jag ringde hade ingen skada alls skett.
Ifall styrelsen låter takfirman stå för en sanering trots att de känner till att det är HSB som underlåtit att åtgärda takluckan, är inte det bedrägeri?
Allt beror naturligtvis på vad för slags avtal föreningen har med HSB, men om avtalet innebär att man ska felanmäla till HSB, då har naturligtvis HSB ansvaret för att felen åtgärdas skyndsamt. Görs inte det och det uppstår följdskador, så blir HSB ersättningskyldig. Allt detta brukar vara reglerat i avtalet.
Du har i din ingress angående motioner till årstämma sagt att ”Likaså bör ev. motioner bifogas i sin helhet”. Detta ”bör” antyder att det inte är nödvändigt enligt lag. Är detta korrekt och varför bör? Enligt min källa finns ingen skyldighet för en förening att skicka hela motionen. Vad händer om ärendet bara anmäls i agendan utan att motionen i sin helhet skickas med kallelsen?
Det mesta är inte detaljreglerat i lagen, så även detta. I LEF står det endast ”I kallelsen skall tydligt anges de ärenden som skall förekomma på stämman”. Det bör tolkas som att varje motion måste beskrivas, t ex med en egen rad i kallelsen/dagordningen. Det hör dock till ”god sed och tradition” att alla inlämnade motioner bifogas kallelsen, medlemmarna får väl antas vara intresserade av vad som motioneras om i föreningen. Gäller det väldigt många eller omfattande motioner kanske det räcker att de kan hämtas ut på föreningskontoret, och finns i tillräcklig upplaga på själva stämman. Hur detta med motioner ska hanteras är egentligen en medlemsfråga, och bör beslutas om i resp. förening, och t ex beskrivas i stadgarna.
Hej,
Vi i styrelsen i en bostadsrättsföreningen har för avsikt att kalla till extra föreningsstämma där agendapunkten handlar om ändringar i föreningens stadgar. Vi har vår ordinarie föreningensstämma den 20 maj. Finns det några krav på att det ska förflyta viss tid mellan extra stämma och ordinarie stämma? Vi planerar att hålla den extra stämman före den ordinarie stämman.
Med vänlig hälsning
Sara
Det formella krav som finns är att man inte kan utfärda kallelse till ny stämma förrän den tidigare stämman är avslutad. I ert fall: eftersom kallelse till ordinarie stämma ska ske senast 2 veckor innan, måste alltså er extrastämma i praktiken hållas minst 2-3 veckor innan ordinarie stämma. (Läs mer i LEF 7 kap. 8§). Ett annat krav är att stämmoprotokollet är färdigt och justerat och tillgängligt innan nästa stämma kan hållas.
I våra stadgar anges att ” kallelsen ska ske genom anslag å lämpliga platser inom föreningens fastigheter” Praxis i vår förening har under minst 15 år varit är att såväl årsredovisning, motioner och andra handlingar har delats ut i respektive brevlåda innan föreningsstämman.
Inför kommande föreningsstämma har vår styrelse en vecka innan, meddelat att inlämnade motioner skickas via mail till föreningsmedlemmarna ( 25 stycken). Skälet skall vara ”naturresurssparande väg ”. Jag har som medlem i föreningen begärt att få handlingarna i pappersform eftersom jag saknar skrivare. Har fått svaret att och att det endast är föreningsmedlemmar som saknar dator och mailadress som får handlingarna på papper. Någon information om förändringen har inte getts innan. Ej heller har styrelsen skrivit någon proposition om den föreslagna förändringen. Är detta korrekt?
Efter din beskrivning tycker jag styrelsen agerat både dumt och småsnålt, varför inte ge dig de utskrivna handlingarna som du begär??? Rent formellt kanske det inte går att klaga, eftersom alla tydligen fått handlingarna, per papper eller digitalt. Jag tycker detta är en fråga man ska ta upp på föreningsstämman, hur det ska gå till, och vid tillfälla uppdatera stadgetexten.
Hej! Jag läste i ett av dina svar, att ”budgeten är ingen hemlig handling”. I vår förening har vi föreningsstämma om en dryg vecka, men det skulle vara intressant att gå igenom budgeten innan. Kan jag som medlem i föreningen skriva till styrelsen och begära en kopia?
Med vänlig hälsning
Janne
Ja, det kan inte anses vara till skada för föreningen att offentliggöra budgeten, den kan därför inte hållas hemlig. Alla medlemmar som vill ta del av den, bör få det. En del föreningar delar ut den, eller bifogar den till årsredovisningen. Begär du att få en kopia, så ska du få det.
Hej.
Behöver lite hjälp. Är orolig att en kallelse till extrastämma är ogiltig. Vilket vore olyckligt. Vi har fått en kallelse till extrastämma utdelad i rätt tid. Det är styrelsen som vill göra en ändring i stadgarna. I kallelsen skriver dom att det gäller förslag från styrelsen på ändring av stadgarna enl bilaga. Men ingen bilaga är med, och det står inte vad det gäller. Däremot står det att bilaga kommer senare. Fråga, är kallelsen giltig? Kan dom komma med bilaga senare? Om ja, hur sent? För jag tycker det känns märklig att jag skall gå på en stämma och rösta om en stadgeändring utan att veta om vad det gäller. Ska man inte kunna bilda sig en uppfattning om detta innan? Stämman är 7 april så tacksam för snabbt svar, då jag hoppas detta går att rätta till.
Mvh susanne
Ja, som vanligt är lagen inte helt kristallklar. Formuleringen i LEF lyder (7kap.8§): ”Om ett ärende avser ändring av stadgarna, skall det huvudsakliga innehållet av förslaget till ändringen anges i kallelsen. Ett fullständigt förslag till stadgeändringen skall efter det att kallelsen har utfärdats hållas tillgängligt för medlemmarna hos föreningen…”
Innebär alltså att i själva kallelsen, eller som bilaga, skall det på ett begripligt sätt förklaras vad det är för förändring som föreslås. Det fullständiga stadgeförslaget skall dessutom finnas tillgängligt (eller bifogas, eller anslås på lämplig plats).
Om förslaget alltså inte är beskrivet i kallelsen, så kan kallelsen anses vara ogiltig, och frågan inte tas upp. Möjligen kan man godta detta, om förslaget skickas ut innan tidfristen för kallelse går ut (för extrastämma 1 vecka innan, i detta fall senast 31 mars).
Hej
När en förening håller sin årsstämma och tar beslut som påverkar mig, borde inte jag ha en möjlighet att yttra mig ( då jag just nu inte är överens med deras beslut) ?
Tacksam för svar.
Med vänlig hälsning,
Katarina
Jovisst, kan jag tycka. Men det beror nog väldigt mycket på vad frågan gäller, hur allvarlig den är. Du måste precisera frågan för att få ett tydligare svar.
Hej! När det gäller motioner, i våra stadgar står att de ska vara inlämnade senast sista februari, men det står inget om att styrelsen måste ”påminna” om detta. Vad gäller? Ingen info har gått ut, nu kom kallelsen till årsmötet.
Kan medlemmarna klaga på detta?
Styrelsen har ingen skyldighet att upplysa om vad som står i stadgarna. En ”bra” styrelsen brukar dock påminna om t ex sista dag för inlämnadet av motioner, men det finns alltså ingen skyldighet att göra det.
Tack för hjälpen!
Hej,
Vi har föreningsstämma i veckan. Jag har tidigare i god tid skickat in 6 st skriftiga frågor till styrelsen på föreningsstämman. I kallelsen finns dessa ej med som en specificerad punkt, har endast delats ut tillsammans med övriga motioner och årsredovisning.
Har jag rätt att under ”Fastställande av dagordning” få in denna punkt på dagordningen. Nu finns även en ”infopunkt” på dagordningen.
Det verkar som man vill stoppa undan frågorna så gott det går.
Skulle vara mycket tacksam för ett svar.
Bästa Hälsningar
Lennart Jönis
Frågor och motioner är inte samma sak. Motioner ska ha en egen punkt på dagordningen, men inte allmänna frågor. Frågor kan ställas både skriftligt (som i ditt fall) och muntligt. Skriftliga frågor tas upp och besvaras under lämplig punkt, i regel under ”Styrelsens årsredovisning”. Att frågorna delats ut före mötet är väldigt bra, men inget som en styrelse tvunget måste göra.
För mig låter det alltså som att styrelsen hanterat detta på ett bra och formellt riktigt sätt. Och för dig är det bara att hoppas på att svaren också blir lika bra.
Hej,
Tack för ett tydligt svar och en bra och informativ sida!
Hej,
På vår stämma i förra veckan bad jag styrelsen delge medlemmarna föreningens underhållsplan och kassaflödesprognos. Det finns sådana. Styrelsen ville inte göra det. Jag hävdade att de är skyldiga att göra det enligt LEK 7 kap 11 §. Förutom att det enligt min uppfattning är orimligt att inte göra det ändå.
Har jag rätt?
MVH
Du har helt rätt. Det kan inte anses vara till väsentligt nackdel för föreningen att informera om detta. Det är tråkigt att det förekommer så mycket hemlighetsmakeri i bostadsrättsföreningar.
Hej!
Kan man ha endast en person i valberedningen? Vi är en liten förening med få valbara personer och få som vill ställa upp.
Ja, det går bra. Om det inte står något särskilt i stadgarna, så räcker det med 1 person.
Hej,
Jag har en fråga kring val av föreningsstyrelse. Vi har precis haft omröstning i vår förening och en av medlemmarna som var självutnämnd kunde inte närvara fysiskt utan att valde att Skypa utomlands ifrån. Min fråga är om detta är lagligt att lägga sin röst via internet utan att detta står i stadgarna?
Rösten resulterade i ändrad styrelse.
Om jag tolkar lagen är detta okej om föreningen ändrat stadgarna, annars är det post, eller ombud?
Intressant fråga! Den enda formulering jag kan finna om detta är i LEF: ”En medlems rätt vid föreningsstämma utövas av medlemmen personligen … eller genom ombud …”. Jag tror inte en Skype-uppkoppling innefattas i detta, eller någon annan form av ”telefonröstning” för den delen. Inte heller någon post-röstning, utan enbart via ett ombud med fullmakt.
Jag är inte heller säker på att detta går att ändra via stadgarna, jag kan åtminstone inte finna något stöd för det i lagen.
Är en motion godkänd om den saknar underskrift, och fel adress är uppgiven?
En handskriven underskrift ska inte behövas, men det måste givetvis finnas ett namn, en medlem, bakom motionen. En motion kan inte vara anonym.
Angående adress förstår jag inte, vems adress är fel? Om det blivit fel adress på bostadsrättsföreningen, det ska man kunna bortse ifrån, så länge bostadsrättsföreningens namn är (någorlunda) rätt. Man får inte ställa alltför höga formella krav på en medlemsmotion.
Hej!
Bor i en HSB förening och i den ser jag i senaste årsredovsiningen att posten ’studier och fritidsverksamhet’ senaste året ökat lavinartat (med 150%). Vet att föreningen anordnar qi-gong, meditation, fågelskådningsträffar och hyr in löptränare. Är detta förenligt med lagen om ekonomisk förening? Hur kan inhyrda professionella löptränare gynna föreningens ekonomi?
Din fråga är kanske lite utanför ämnet. Men det du räknar upp är helt enligt Hsb:s normalstadgar: Föreningen ska ”främja studie- och fritidsverksamhet … samt … främja serviceverksamhet … med anknytning till boendet”.
Och Lagen om ekonomiska föreningar 1:1 är så allmänt hållen att det mesta kan passera.
Detta är naturligtvis helt och hållet en medlemsfråga, som medlemmarna själva får avgöra.