Styrelsemötet
Bostadsrättsförening – styrelsearbete
Många föreningar har duktiga ordföranden med lång erfarenhet att leda styrelsemöten, så detta avsnitt är inte primärt till för er. Men det finns också föreningar som har problem, ordföranden är kanske ny och ovan, eller hela styrelsen kan var nyvald och sakna erfarenhet. Hur ska ett styrelsemöte gå till?
Ordföranden har ansvaret för att möten sammankallas, och att det finns en dagordning. Bäst är att boka in styrelsemötena ett halvår framåt, helst på en fast veckodag, varje månad. Till varje möte ska det finnas en dagordning, och den ska skickas eller delas ut några dagar innan. Med dagordningen bör man bifoga skriftligt material och beslutsunderlag som kan finnas till de olika frågorna, t ex attestlista och kopia på skrivelser. Alla ledamöter måste få en rimlig chans att läsa på och förbereda sig. Vilket också är en skyldighet, en skyldighet att alltid komma till styrelsemötet väl förberedd och påläst.
Vilka punkter brukar förekomma, och vilka ska förekomma?
Exempel på dagordning i en stor förening (med våra kommentarer)
1. Mötets öppnande (bara ett klubbslag)
2. Fastställande av dagordning (mötet godkänner eller ändrar)
3. Val av protokolljusterare (en ledamot, kan förslagsvis alternera)
4. Föregående protokoll (gås igenom och godkänns/korrigeras)
5. Attestlista, månadens utbetalningar (skall godkännas)
6. Ekonomisk rapport / restantier (kassör/vicevärds rapport)
7. Lägenhetsöverlåtelser (rapport eller beslut)
8. Andrahandsuthyrning (rapport eller beslut)
9. Skrivelser från medlemmar (måste behandlas)
10. Diverse rapporter (om sånt som hänt)
11. Pågående underhåll/reparation A (rapport/beslut)
12. Pågående underhåll/reparation B (rapport/beslut)
13. Kommande underhåll/reparation C (rapport/beslut)
14. Problem D (rapport/beslut)
15. Problem E (rapport/beslut)
16. Problem F (rapport/beslut)
17. Uppdatering hemsida, infoblad, etc (beslut)
18. Övriga (på mötet nyanmälda) ärenden (diskussion, beslut?)
19. Nästa sammanträde(n) (beslut)
20. Mötets avslutande ("tack för ikväll", klubbslag)
Som synes en ganska diger dagordning, men det viktiga är att den är detaljerad och att varje fråga är avgränsad med egen punkt på dagordningen. I små föreningar blir det förstås färre punkter.
Hur lång tid ska ett möte ta?
Ja, vi är lite bestämda här och svarar 2-3 timmar, inte mer, inte mindre. I riktigt små föreningar med en effektiv styrelse kan det gå på 1 timme. Problemet är att det ibland kan dra iväg betydligt längre än så, diskussionerna vill aldrig ta slut, och förslagen blir många och svårhanterliga. Här kommer förberedelserna in: ju mer förberedda och pålästa alla är, ju mindre “svammel” och ovidkommande frågor brukar det bli. Sen hänger det mycket på ordföranden: alla måste få komma till tals, men man måste också våga bryta och gå till beslut, när alla fått säga sitt.
Dela upp tiden
Ett särskilt knep för att hålla tiden är att i förväg värderar varje punkt och avsätta en viss tid till varje punkt. På dagordningen skrivs då ut hur många minuter respektive punkt får ta: 5 min, 10 min, 20 min, etc. Man delar alltså upp mötestiden så att hela dagordningen hinns med. Alla får på så sätt en fingervisning om hur länge man kan diskutera på varje punkt, och ordföranden ser lätt under kvällen hur man ligger till tidsmässigt. Sen går det inte att följa detta strikt i alla lägen, men det är faktiskt en väldigt god hjälp.
Vårt tips: förbered mötet noga, och ge varje punkt en begränsad tid.
© Borättupplysning Skåne
Håller med om att öppna styrelseprotokoll är otroligt viktigt i en liten förening. Naturligtvis med viss censur om enskilda medlemmar diskuteras. Ju mer info som strömmar genom föreningen ju mer kunskap, intresse och engagemang får man. Jag ska prova att få igenom ett månadsbrev med styrelseinfo, hushistoria och lite trädgårdstips. Kunskap är makt
Hej!
I vår seniorförening finns i stadgarna inskrivet att högsta ålder för att bli medlem är 75 år. Kan styrelsen tillåta att denna gräns överskrids utan att stadgarna ändras? Enligt uppgift finns ett medgivande från stämman att styrelsen kan fatta beslut att godkänna medlem med högre ålder ”från fall till fall”.
Om man vid flera tillfällen har godtagit medlemmar över denna åldersgräns bör då inte stadgarna ändras?
Det går inte att frångå stadgarna. Inte heller ett stämmobeslut kan frångå stadgarna. Möjligen om stämmobeslutet fattas av samtliga föreningens medlemmar enhälligt (eftersom det då kan likställas med ett stadgebeslut).
Har man i praktiken regelbundet frångått stadgarna bör dessa absolut ändras.
Hej
Efter vi har haft styrelsemöte får vi inga protokoll utskickade, vi är 5 i styrelsen men ordf och sekr håller dessa för sig själv. Säger lagen något om detta? bör ju vara självklart att alla i styrelsen får en kopia antingen på papper eller mejl. Jag som är justerare får ett papper att skriva på som jag sen lämnar tillbaka.
Jag måste säga att detta är något av det underligaste jag har hört talas om. Självklart ska hela styrelsen (åtminstone ordinarie ledamöter) ha tillgång till protokollen. Men var eller hur detta är formulerat lagmässigt vet jag faktiskt inte.
Hur länge ”gäller” de gamla protokollen? En ledamot hänvisar till något som hände 2008 och vill nu gräva i detta. Eftersom det gått 7-8 år så kan det vara svårt att få en heltäckande bild. Ska vi andra i styrelsen ta hänsyn till ett gammalt fel? Endast en ledamot är kvar sen den tiden och driver denna fråga.
Styrelse- eller stämmobeslut gäller tills vidare, eller tills man fattar ett nytt beslut i frågan. Är man osäker på vad som beslutats för länge sen får man väl göra just så, alltså fatta ett nytt beslut.
Hej,
Kan en ordförande bli återbetalningsskyldig då han höjt sitt arvode för ett kommande projekt som sedan inte blev av när stämmans röster inte räckte för slutföra projektet?
Alla arvoden ska beslutas av stämman, och gäller mandattiden ut eller tills stämman beslutar något annat. Jag är osäker på vad du menar med att ordföranden ”höjt sitt arvode”, frågan är hur och var beslutet är taget.
Undrar om man måste kalla till ett styrelsemöte även om man bestämde datum för nästa möte på föregående möte.
Nej, det finns inget krav på att skicka en formell kallelse om det redan är bestämt ett datum. Däremot måste alla ledamöter vara informerade, och i god tid veta vilka frågor som ska behandlas på mötet, och få tillräckligt underlag inför beslut. Men det kan ju ske utan att en kallelse skickas ut. (LEF kap.6 §9)
Hej
Laglig rätt att äga brf har ju gifta/sambos, men i våra stadgar står även att närstående ska likställas. Har de då också laglig rätt att äga? Eller är det bara en rekommendation eller förslag.
Står det så i stadgarna, så är det det som gäller.
Hej
Bakgrund:Vår Brf har blivit stämda på nästan 2 miljoner kr av en fd hyresgäst till en av föreningens lokaler. Vårt juridiska ombud finner att stämningen saknar grund och att vi kommer att vinna målet.
Vår förening har många försäljningar och får ofta frågor om planerade avgiftshöjningar och renoveringar.
Fråga: Om vi skulle förlora tvisten skulle vi behöva höja avgifterna i föreningen. Ska/bör vi informera de boende och mäklare om detta. Om vi varit ett aktiebolag hade vi varit skyldiga att göra det, då det är så pass stora belopp i relation till vår omsättning.
Detta är något man ska prata med revisorn om. Men det brukar vara så att om utfallet av tvisten riskerar gå emot en, då ska man redan nu redovisa detta som en (potentiell) förlust i bokslutet, och dessutom förklara det i verksamhetsberättelsen. Men om det är troligt att utfallet blir positivt, som i ert fall, då räcker det att tvisten bara omnämns. Men det måste alltid omnämnas, på något sätt. Medlemmarna bör naturligtvis hållas informerade, liksom mäklarna.
Hej.
Satt som ordförande i en brf och blev mycket sjuk så jag blev tvungen att lämna mitt uppdrag. Jag avgick i september och nu är vi i mitten av januari och ingen ny ordförande är vald. Tilläggas är att vice ordförande ej vill ta över posten. Hur lång tid får det gå innan posten måste tillsättas? Vidare ska det alltid enligt våra stadgar hållas ett informationsmöte varje höst innan novembers utgång vilket inte heller blev av. Hur tacklar man detta som medlem?
Ja, styrelsen ska ju ha en ordförande, och det är styrelsen själv som utser denne (i normala fall). Om styrelsen inte förmår hitta en ordförande, bör man kalla till extrastämma. Görs inte detta, bör revisorn begära att stämma sammankallas. Om styrelsearbetet i övrigt fungerar, kan man möjligen tänka sig att avvakta till ordinarie stämman. Kommande stämma får väl se till att det tillsätts en styrelse där det finns en möjlig ordförande.
Angående det uteblivna informationsmötet är inte det något allvarligt fel enligt min bedömning, och bör bara ge en randanmärkning i revisionen.
Hej! Vid årsstämman i vår förening valdes 4 ordinarie styrelsemedlemmar och 2 suppleanter. Vid konstituerande styrelsemöte valdes ordförande, vice ordförande kassör, och sekreterare. Det var en extern sakkunnig ordförande för mötet, en av styrelsemedlemmarna förde protokoll. Den externe ordföranden har skrivit under protokollet. Den nyvalde ordföranden som också utsetts till justeringsman vägrar att skriva under med motiveringen att han inte förstått vad funktionen ”kassör” innebär. Han har tidigare varit ordförande i föreningen i 12 år och har då haft alla dessa funktioner själv. Han har också ignorerat den nyvalde sekreteraren vid upprättande av dagordning för första styrelsemöte. Vad händer nu när protokoll från konstituerande möte ej är godkänt?
Mitt råd är att ni på nästa styrelsemöte försöker reda ut detta. Det kan ingen annan göra åt er, detta måste ni själv klara ut. Om ni mot förmodan inte skulle lyckas bli överens, ser jag ingen annan möjlighet än att ni kallar till extrastämma för att välja ny styrelse.
Angående sista punkten om dagordningen, anser jag att det är ordförandes uppgift att föreslå dagordning, med eller utan sekreterarens medverkan.
Hej! Jag sitter i en valberedning för vår brf. Då vi inte hittar någon bostadsrättsinnehavare som vill vara revisor, vill vi föreslå en hyresgäst i vår förening med lämplig utbildning och yrkeserfarenhet. Några menade att det var olämpligt att en hyresgäst skulle kunna få insyn i sin hyresvärds verksamhet. Vad menar du?
Jag kan inte se några hinder. Det väsentliga är att personen har grundläggande kunskap och kvalifikationer, samt inte har någon personlig relation till ledamöterna.
Hej!
1) vid årets stämma valdes en styrelse med 4 ordinarie och 2 suppleanter. Nu har en suppleant avsagt sig uppdraget. Föranleder detta någon åtgärd eller fortsätter arbetet automatiskt med 4 ordinarie och 1 suppleant?
2) Om någon av de 4 ordinarie avsäger sig uppdraget vad händer då? Går den som är suppleant automatiskt upp som ordinarie och styrelsen fortsätter med 4 ordinarie och 0 suppleanter, eller måste det kallas till extrastämma och väljas ny styrelse?
1) Arbetet kan fortsätta som vanligt.
2) En av suppleanterna får träda in i den avgående ledamotens ställe, men detta sker bara möte för möte. Rent formellt kan suppleanten inte bli ”permanent” ledamot. Arbetet kan fortsätta som vanligt, så länge minst 3 personer närvarar på styrelsemötena.
Hej,
Detta gäller styrelseprotokoll i aktiebolag. Jag undrar om man på ett styrelsemöte kan fatta ett beslut om att slutligt fastställa förra mötets protokoll? När blir ett styrelseprotokoll gällande? Vad innebär det att fastställa ett protokoll?
Sedan undrar jag att om man är totalt sex personer som sitter i en styrelse för ett aktiebolag, om två personer inte kan närvara, kan bolaget ändå fatta beslut gällande företagets budget för nästkommande år?
med vänliga hälsningar
Jasmine
Detta forum handlar om bostadsrättsföreningar, och Lagen om Ekonomiska föreningar. Lagen är dock snarlik Aktiebolagslagen, så jag svara utifrån det. Ett protokoll blir giltigt i och med att det justerats av de utsedda justerarna. Sen kan det ev korrigeras på nästkommande styrelsemöte (om t ex fel upptäcks). Därefter anses det slutligen fastställt.
Om fyra ledamöter är närvarande av totalt sex, är styrelsen fortfarande beslutsmässig.
Eftersom det råder sekretess runt styrelsemöten, protokoll m.m. undrar jag hur denna sekretess är reglerad. Lyder styrelseledamöterna under sekretesslagen eller är det mer en moralisk fråga, och vilka sanktions möjligheter finns det om någon medlem lider skada på grund att sekretessen brutits?
Det är ett vanligt missförstånd att det skulle råda sekretess kring styrelsemötena, eller att sekretesslagen är tillämplig. Så är det inte. Däremot har styrelsen en vårdplikt, och måste hantera sitt uppdrag på ett ansvarsfullt sätt. Det innebär att man inte får sprida uppgifter som kan skada enskilda medlemmar, eller skada föreningen. För övrigt bör man vara så öppen som möjligt, och dela med sig av de resonemang och de beslut som tas i styrelsen.
Skulle någon medlem anse sig ha lidit skada pga att styrelsen har spridit känslig information som inte borde ha spridits, får detta hanteras av tingsrätten.
Hej!
jag undrar om det finns något telefonnummer man kan ringa till och ber om råd gällande vissa saker som kanske inte är lämpligt här inne ??
MVH HN
Du kan pröva att ringa undertecknad, telefonnr till Borättupplysning finns på vår hemsida. Vi kan dock inte besvara frågor rörande personliga konflikter.
Hej, I min Brf har vi ett jätte problem med ordföranden. Han tar egna beslut på vad som ska göras…utgifter…inköp…inhyrning av snickare…fiber...hotar oss medlemmar och talar om att det minnsann är han som håller i klubban. Han pratar vitt och brett om boendenas ekonomi…… han ändrar inte styrelsenas medlemmar i verksamt.se. Som det står nu är det han och hans släkting…en hyresgäst, och jag. Hyresgästen satte han som ledamot och mig som suppleant. Jag är medlem… det är inte hyresgästen. Jag äger min bostadsrätt och det gör ordf och hans släkting också.
Inte ett möte vart jag kallad på förra året… ordföranden tog egna beslut om inköp av gräsklippare. han förnedrar oss medlemmar när vi har olika åsikter, han delger inte ekonomi….
Vid årets årsmöte valdes det in många nya medlemmar, ordföranden har inte ändrat detta på verksamt.se, och när han blev ifrågasatt krävde han ledamotens omedelbara avgång…
Ordföranden hyr ut lägenheter till olika prislappar, varm eller kall hyra, vi blir inte delaktiga över huvudtaget i någonting. Han låser även offentliga förrådslokaler och tillhandahåller nyckeln och ifrågasätter direkt om man vill ha åtkomst och man får ingen åtkomst. Han gör kreditupplysningar på medlemmar kors och tvärs och ifrägasätter deras ekonomi,
Han hotade mig personligen under sommaren och frågade om jag var ute efter ordförande posten…han påtalade att då kommer jag få problem för den posten släpper han inte till vem som helst. Jag är i år invald som ledamot och därmed när han svarar god dag yxskaft på mina frågor så börjar man forska i det hela hur en styrelse ska fungera. Han valde sig själv till ordförande och han påtalar själv hur mkt pengar han ska ha. Hur i hela friden ska man göra så vi får rättsida på detta. Han styr och ställer precis som att han äger stället.
Uppenbart att er styrelse inte alls fungerar. På stämman ska det ha utsetts vilka som är ledamöter, och vilka som är suppleanter, det kan inte avgöras av ordföranden. En hyresgäst kan i normala fall inte väljas till styrelsen. Ordföranden utses på första styrelsemötet. Alla ledamöter ska kallas till alla möten, och alla ledamöter ska vara delaktiga i besluten.
Alla dessa självklara principer verkar inte ha fungerat i er förening. Varför sätter ni inte ner foten, och avsätter denne person? Det måste kunna göras på nästa stämma, eller på en extrastämma, eller t o m på nästa styrelsemöte. Men då måste ni vara tillräckligt många som tycker som du. För allt detta är en rent intern föreningsfråga.
Vi i brf.en är kallade till en extra stämma kring styrelsens ansvarsfrihet kring bokslut. Nu till min fråga:
Vi är flera lägenheter som även önskar ta upp möjligheter att bygga uteplats. Kan vi lägga till det i kallelsen?
Vår styrelse är ny och dem visste inte om dem fick lägga till något i kallelsen.
Vet ni? Hoppas att ni kan hjälp oss i denna fråga. Med vänlig hälsning, Vibeke
Skickat från min iPhone
Om jag förstått situationen rätt så har det redan gått ut kallelse till x-stämma angående frågan om ansvarsfrihet. I så fall kan man inte lägga till ytterligare frågor. Bara den eller de frågor som är upptagna i kallelsen (och på dagordningen) får behandlas.
Men skulle det vara så att kallelsen inte är utskickad, utan bara planerad, så står det styrelsen fritt att lägga till frågor. Det är styrelsen som beslutar om x-stämman, och vilka frågor som ska behandlas.
Hej
Har styrelsen någon skyldighet att kalla alla i föreningen när de ska tas större beslut? I vårt fall fick vi bara ett brev i vår brevlåda att föreningen beslutat om att belägga alla lägenheter med en kapitalinsats på i vårt fall 78 000 kr som ska vara inbetalt inom 3 mån. Jag tycker att det låter väldigt konstigt rent juridiskt.
Ja, det låter väldigt konstigt. Bostadsrättslagen är väldigt tydlig, alla beslut om ändrad eller ökad insats måste beslutas av föreningsstämma, och dessutom (i de allra festa fall) godkännas av hyresnämnden. Om detta alltså inte gjorts ska ni helt enkelt vägra betala.
Hej,
finns det någon formell skyldighet att anslå en styrelse med namn, bild, telnr,bostadsadress osv inom föreningens fysiska/elektroniska område?
Någon påstod att det finns en skyldighet att anslå detta på tre ställen i stadgarna…och där står det inget om detta. Kan det finnas andra stadgar som reglerar detta?
Nej, några sådana regler finns inte. Det finns ingen skyldighet att på något sätt informera om vilka som sitter i styrelsen. Även om det naturligtvis är en självklarhet att det görs, framför allt inför föreningens egna medlemmar.
Formellt gäller bara detta: Styrelsens (tidigare) sammansättning anges i årsberättelsen. Styrelsevalet återges i stämmoprotokollet. Anmälan om ändringar görs till Bolagsverket. Inget mer.
Måste en styrelse ha styrelsemöten? Med vänlig hälsning, Lena
En lite konstig men intressant fråga. Enligt Föreningslagen skall styrelsemöten hållas ”när det behövs”. När behövs det då? Jag har träffat på föreningar som bara håller ca 4 möten under året. I små föreningar är det fullt möjligt, det händer inte särskilt mycket, och mellan mötena fattar man preliminära beslut. Rent teoretiskt skulle man nog klara sig med två styrelsemöten, på det första mötet efter stämman väljer man ordförande (om inte redan gjorts) och fastställer avgifterna samt delegerar upp alla löpande uppgifter, och nästa år innan stämman beslutar man om årsredovisningen och kallar till ny årsstämma. Förutsatt naturligtvis att inget speciellt händer däremellan.
Men för att sammanfatta: det finns några obligatoriska beslut som kräver ett (protokollfört) styrelsemöte.