Styrelsemötet
Bostadsrättsförening – styrelsearbete
Många föreningar har duktiga ordföranden med lång erfarenhet att leda styrelsemöten, så detta avsnitt är inte primärt till för er. Men det finns också föreningar som har problem, ordföranden är kanske ny och ovan, eller hela styrelsen kan var nyvald och sakna erfarenhet. Hur ska ett styrelsemöte gå till?
Ordföranden har ansvaret för att möten sammankallas, och att det finns en dagordning. Bäst är att boka in styrelsemötena ett halvår framåt, helst på en fast veckodag, varje månad. Till varje möte ska det finnas en dagordning, och den ska skickas eller delas ut några dagar innan. Med dagordningen bör man bifoga skriftligt material och beslutsunderlag som kan finnas till de olika frågorna, t ex attestlista och kopia på skrivelser. Alla ledamöter måste få en rimlig chans att läsa på och förbereda sig. Vilket också är en skyldighet, en skyldighet att alltid komma till styrelsemötet väl förberedd och påläst.
Vilka punkter brukar förekomma, och vilka ska förekomma?
Exempel på dagordning i en stor förening (med våra kommentarer)
1. Mötets öppnande (bara ett klubbslag)
2. Fastställande av dagordning (mötet godkänner eller ändrar)
3. Val av protokolljusterare (en ledamot, kan förslagsvis alternera)
4. Föregående protokoll (gås igenom och godkänns/korrigeras)
5. Attestlista, månadens utbetalningar (skall godkännas)
6. Ekonomisk rapport / restantier (kassör/vicevärds rapport)
7. Lägenhetsöverlåtelser (rapport eller beslut)
8. Andrahandsuthyrning (rapport eller beslut)
9. Skrivelser från medlemmar (måste behandlas)
10. Diverse rapporter (om sånt som hänt)
11. Pågående underhåll/reparation A (rapport/beslut)
12. Pågående underhåll/reparation B (rapport/beslut)
13. Kommande underhåll/reparation C (rapport/beslut)
14. Problem D (rapport/beslut)
15. Problem E (rapport/beslut)
16. Problem F (rapport/beslut)
17. Uppdatering hemsida, infoblad, etc (beslut)
18. Övriga (på mötet nyanmälda) ärenden (diskussion, beslut?)
19. Nästa sammanträde(n) (beslut)
20. Mötets avslutande ("tack för ikväll", klubbslag)
Som synes en ganska diger dagordning, men det viktiga är att den är detaljerad och att varje fråga är avgränsad med egen punkt på dagordningen. I små föreningar blir det förstås färre punkter.
Hur lång tid ska ett möte ta?
Ja, vi är lite bestämda här och svarar 2-3 timmar, inte mer, inte mindre. I riktigt små föreningar med en effektiv styrelse kan det gå på 1 timme. Problemet är att det ibland kan dra iväg betydligt längre än så, diskussionerna vill aldrig ta slut, och förslagen blir många och svårhanterliga. Här kommer förberedelserna in: ju mer förberedda och pålästa alla är, ju mindre “svammel” och ovidkommande frågor brukar det bli. Sen hänger det mycket på ordföranden: alla måste få komma till tals, men man måste också våga bryta och gå till beslut, när alla fått säga sitt.
Dela upp tiden
Ett särskilt knep för att hålla tiden är att i förväg värderar varje punkt och avsätta en viss tid till varje punkt. På dagordningen skrivs då ut hur många minuter respektive punkt får ta: 5 min, 10 min, 20 min, etc. Man delar alltså upp mötestiden så att hela dagordningen hinns med. Alla får på så sätt en fingervisning om hur länge man kan diskutera på varje punkt, och ordföranden ser lätt under kvällen hur man ligger till tidsmässigt. Sen går det inte att följa detta strikt i alla lägen, men det är faktiskt en väldigt god hjälp.
Vårt tips: förbered mötet noga, och ge varje punkt en begränsad tid.
© Borättupplysning Skåne
Hej,
vår ekonomiska förvaltare tillsammans med ordföranden i vår förening är de som båda (i form av att båda namnen framgår av ett ”papper” från banken) har rätten att utdela tillgång till vår bank (för att i huvudsak kunna utföra betalningar antar jag). Min fråga är om detta är en acceptabel lösning då jag själv känner mig skeptisk då jag tycker att det bara skall vara föreningen som kan utdela denna ”access” till vår bank.
ps
Tack för svar på tidigare fråga!
ds
Svårt att ge en generell rekommendation. I grunden tillhör naturligtvis föreningens pengar och bankkonton föreningen, och styrelsen måste ha full kontroll över dessa. Men det är inte fel att förvaltaren också har visst ansvar över dessa medel. Det händer ju att ordföranden växlar, eller att hela styrelsen byts ut. Man måste säkerställa att det finns en kontinuitet i alla lägen. Det väsentliga enligt min mening är att aldrig en ensam person förfogar över medlen, det ska alltid vara två i förening. Man måste i styrelsen tydligt klargöra vilka som har tillgång till kontona, och hur utbetalningar ska gå till.
Vi er brf. Med 27 medlemmer. Vi skal avholde årsstemma nu og lurer på om styret kan foreslå en justeringsman som sitter i nåværende styre?
Ja, det finns inget formellt hinder mot att välja en justeringsmannen som är styrelseledamot. Men stämman får ju avgöra om personen anses lämplig.
Hej, Jag har skrivit till styrelsen och uppmärksammat denna på att det finns en brh som inte uppfyller stadgarnas krav på ”Permanentboende” och ”Andrahandsupplåtelse”. Jag har begärt svar på frågor om detta då en ”generös” tolkning av stadgarnas regler i detta fall också har intresse för övriga medlemmar och hur de kan använda sitt boende (likabehandlingsprincipen).
Jag har fått ett skriftligt svar som 2 av styrelsens 3 ordinarie medlemmar stödjer . Svaret har rubriken ”Privat” och är personligt skrivet med antydan om att detta är en fråga som inte ska behöva förorsaka dålig nattsömn för dessa styrelseledamöter när det finns större frågor att ägna sig åt som t.ex. krig och svält ute i värden. Svar på mina sakfrågor saknas dock.
Min fråga är om styrelseledamöter har rätt att skriva ”privata” svar på mitt brev med sakfrågor ställt till styrelse i brf.
Rent generellt bör en styrelsen alltid svara på ett formellt riktigt sett, undertecknat styrelsen. Det svar du fått, av typ ”privat” svar, verkar ganska udda. Mer kan jag inte säga utan att ha sett frågorna och svaren.
Det du kan göra är att skriva en ny fråga och begära ett formellt svar från styrelsen. Observera dock att styrelsen inte har någon skyldighet att besvara frågor eller brev. Men naturligtvis bör en bra styrelse göra det. Den enda rättighet du har som medlem är att ställa frågorna på årsstämman, och där utkräva svar.
Hej!
Jag undrar om mailkonversationer styrelsemedlemmar emellan kan ges ut till övriga medlemmar?
Det tycker jag att de inblandade styrelsemedlemmarna själva får avgöra. Det finns inget i lagen som talar varken för eller emot.
Lennart,
en kort fråga, kan en brfstyrelse ”delegera” till ordföranden att ensam godkänna nya medlemmar till brf:en?
Mvh Magnus
Ja, det är inga problem. Glöm dock inte att alla godkännanden måste rapporteras och protokollföras, lämpligen på kommande styrelsemöte. Och hela styrelsen har fortfarande ett ansvar för hanteringen.
Hej,
kan du förtydliga ”Glöm dock inte att alla godkännanden måste rapporteras och protokollföras”, menar du att det ska vara protokollfört i ett styrelseprotokoll eller räcker det att man arkiverat den godkända ansökan?
Bostadsrättslagen fastslår att medlemskap ”avgörs av föreningens styrelse”. Och alla styrelsebeslut måste protokollföras. Visserligen kan styrelsen delegera ansökningshanteringen till t ex ordföranden, men det innebär fortfarande att alla godkända ansökningar måste protokollföras (då i efterhand). Hela styrelsen måste få insyn i hanteringen, och enskilda ledamöter ges en chans att reservera sig.
Hei. Styret i bostadsforeningen har besluttet at vi må endre altanen vår etter at vi har renovert denne. Vi er uenig i denne beslutningen da vi mener dette ikke bryter med stadgerna i foreningen. Hvilken klageadgang har vi som beboere på styrets beslutning ?
Den enda klagomöjligheten som finns är till styrelsen. Och att ta upp frågan på nästa föreningsstämma. Ni behöver inte göra något mera, utan det är upp till stryrelsen att driva frågan vidare.
Hej, läste ett inlägg från den 12 juni 2015 som jag funderar över:
”Om man inte kan komma på ett styrelsemöte, kan då någon annan styrelseledamot vara ens ombud, ex om man skriver en fullmakt.
På föreningsstämman kan man ju skicka någon annan i vissa fall
Lennart (Borättupplysning) skriver:
Nej, vad jag vet kan man inte ge fullmakt till någon i en styrelse. Kan man inte själv närvara, ska ju en suppleant träda in (om sådan finns), och denne kan inte heller åläggas att rösta på ett visst sätt.”
Stämmer det verkligen? Går det inte på något sätt att kunna rösta i en fråga om man inte kan närvara?
Det finns ju en risk att ordförande lägger mötet med flit så att en person inte kan närvara.
En ordförande har ju alltid möjlighet att styra styrelsemötena, och därmed även viss möjlighet att manipulera dem. Man får hoppas att övriga ledamöter i så fall genomskådar sådana försök.
Men i sakfrågan gäller alltså att det alltid är ordföranden som kallar till styrelsemötena, men naturligtvis i samråd med övriga ledamöter.
Tack för en bra sida!
jag är ordförande i en förening där det pågår en diskussion om en plantering i området. Vi har på årsstämman fattat beslut om planteringen men en av ledamöterna tycker att det blir för dyrt. Han motsätter sig alltså planteringen och har önskat ett extra styrelsemöte för att rösta om ärendet. Han har bara möjlighet att närvara på mötet en specifik dag den kommande veckan och kräver att vara med när omröstning sker.
Jag vet att han har rätt att kräva att ett möte ska hållas, men kan han kräva att han ska närvara?
Om det blir omröstning i styrelsen, kan vi verkligen riva upp ett beslut som är fattat på årsstämma?
MVH Charlotte
På fråga ett så gäller vad som sades i föregående inlägg: det är ordföranden, i samråd med övriga ledamöter, som bestämmer när styrelsemötet ska hållas. En enskild ledamot kan inte kräva att mötet ska hållas en viss specifik dag.
På fråga två, om styrelsen kan riva upp ett stämmobeslut: Ja, det kan styrelsen, eftersom styrelsen styr. Men att gå emot ett stämmobeslut, särskilt om det fattats nyligen (senaste året), är naturligtvis inte att rekommendera. Uppenbar risk att man får hela föreningen emot sig och förlorar allt förtroende. Men rent juridikt är styrelsen inte bunden till stämmobeslut (gäller allmänna stämmobeslut, inte stadgerelaterade frågor, styrelseval etc.)
Hej,
är verkligen en ”plantering” en fråga för en årsstämma? Jag uppfattar det som att blommor ska sättas och inte hela föreningen skall förändras dvs plantera fullvuxna träd o likn.
Jag uppfattade denna plantering som någon slags större nyplantering, och då är det inte fel om beslut fattas på en föreningsstämma. Men är det bara ersättningsplantering, så brukar styrelsen själv hantera detta, då är det bara vanligt trädgårdsunderhåll.
Hej,
när en ordinarie styrelsemedlem avgår så undrar jag hur man skall/kan hantera denna brist med suppleanter dvs blir en suppleant automatiskt ordinarie eller finns det en process kring det eller får man bara leva med detta läge till nästa årsmöte?
Mvh
Flera liknande frågor har ställts och besvarats under lektion ”Styrelsens storlek och suppleanternas roll”.
Finns det suppleant(er) så ska en gå in och ersätta den avgående eller avflyttade ledamoten. I vilket fall så kan man fortsätta styrelsearbetet som vanligt, fram till nästa årsstämma, så länge man är beslutsmässig.
Hej och tack för en bra sida!
Har några funderingar:
1. Är det lämpligt att verksamhetschef, i mindre förening, är ordinarie ledamot i styrelsen? Jag tycker inte det är funktionellt då denne styr möten utifrån sin ambition och därigenom inte har ifrågasatts trots vikande lönsamhet (har svag och okritisk ordförande) .
2. Kan jag som ledamot delge den föreningen, som jag representerar genom min roll som ledamot, styrelsens protokoll? arbetshandlingar? (tex utkast till årsbokslut och verksamhetsberättelse) innan de offentliggörs en vecka före årsmötet? Upplever att styrelsen kontinuerligt fördröjer protokoll etc. för att man inte ska få insyn och hinna agera.
3. Då vi kommer ha utmaningar med att bli av med styrelsemedlemmar så funderar jag på om valberedningen istället skulle kunna föreslå att man kompletterar med desto fler ledamöter (finns bara ett minimum i stadgarna). Förstår att det finns utmaningar med att koordinera möten etc. med många kalendrar men finns det andra påtagliga nackdelar?
Hoppas på snabbt svar då vi har årsmöte redan nästa vecka…Stort tack!
Vänligen,
Sofia
Jag har svårt att svara på dessa frågor, då jag inte riktigt förstår vad för typer av ”föreningar” som avses.
Formulera gärna om frågorna så att det blir tydligare.
Hej och tack för respons.
Det handlar om en allmännyttig kulturförening som äger en fastighet. Föreningen har en anställd – verksamhetschefen.
Kulturföreningen består i sin tur av tre medlemsföreningar varav jag representerar en av dessa i styrelsen. Kan jag visa/dela de handlingar som vi skapar inom kulturföreningens styrelse? tex protokoll och andra arbetshandlingar. Finns inget underskrivet sekretessavtal eller dyl mellan mig och styrelsen.
Tack på förhand!
Vi kan tyvärr bara besvara frågor om bostadsrättsföreningar. Men ett allmänt förhållningssätt är att du både har en rätt och en skyldighet att informera din förening om vad som sagts och beslutats om i den övergripande föreningen. Protokoll däremot ska man vara försiktig med, och kanske inte sprida hur som helst.
Kan en styrelsemedlem neka oss som boende att göra förändringar i vårt radhus utan att vår skrivelse tagits upp på ett styrelsemöte?
Förändringen kommer kräva ett godkännande av styrelsen och när jag frågade styrelsens sekreterare hur jag skulle gå tillväga rent administrativt svarade hon att förändringen (skrivelsen) kommer att nekas. När jag frågade på vilka grunder fick jag till svar att ”så är det att bo i bostadsrätt, du får inte bestämma själv”. Får man göra så?
Naturligtvis kan inte en enskild ledamot avgöra frågan, inte ens om det vore ordföranden. Ni ska avkräva styrelsen ett skriftligt svar på er skrivelse, ett svar som ska vara fattat på ett styrelsemöte och protokollfört. Ni ska t o m kunna få ett relevant utdrag ur detta protokoll.
Hejsan
Jag undrar om vår revisor i vår förening kan bli Ordförande, är det så att HEN kan sitta på 2 stolar.
A
Om en revisor ska utses till ordförande, men måste hen sluta som revisor. Det går inte att sitta på dubbla stolar. En revisor ska vara helt oberoende från styrelsen, och får inte heller vara besläktad med någon där.
Får styrelsen besluta om att lämna ut parkeringsplats till hyresgäst utan att tillfråga bostadsrättsföreningens medlemmar.
Styrelsen har mandat att besluta hur parkeringsplatserna ska disponeras, och av vem, och om villkor. Föreningens medlemmar kan bara uttala sig i frågan på föreningsstämman, och där möjligen föreslå en policy.
Hej!
Ifall jag skriver ett mail till styrelsen så förväntar jag mig ett personligt svar.
Nu har vår ordförande skickat ett mail till samtliga som mailat honom. Har han rätt att skriva: ”hej alla ni som av en eller annan anledning skickat mail till styrelsen” och i maillistan kan jag se alla som skickat mail till styrelsen är detta okej? Finns det ingen sekretss för det här? Jag vill kanske inte att andra ska veta om att jag skickat ett mail till styrelsen. Men nu kom detta fram…
Det hade naturligtvis varit bättre om ordföranden hade skickat individuella svar till alla. Men jag vet ju inte vad frågorna handlat om, kanske var det likartade frågor? Eller någon form av allmänt svar? Hur som helst tycker jag inte det är någon sekretess som brutits. Att du skickat ett mail, det kan väl inte vara hemligt? Om du själv tycker det, så ska du nog kommunicera på något annat sätt med styrelsen. Mail kan lätt komma på avvägar…
Hej
Jag är revisor i en vägförening.
När jag skulle granska protokollen så fans inte vissa punkter med, som t.ex godkännande av dagordningen. Ska sekreteraren skiva om protokollen så att ordförande m.m. får skiva under igen fast det var förra årets 2020 protokoll jag granskar?
Besvarar egentligen bara frågor om bostadsrätt, men detta fallet tycker jag man ska behandla på enklast möjliga sätt. Dvs påpeka (muntligt eller skriftligt) till styrelsen att protokollet är bristfälligt, och att de måste skärpa sig. Om inga andra problem föreligger, tycker jag det räcker.
Vi är en förening med 30-talet medlemmar. Är det rimligt att styrelsen uppvaktar medlemmar med blommor etc efter tex sjukhusvistelse?
Anser detta är en behjärtansvärd handling men ställer mig frågan om detta kan göras rättvist i en föreningen inte minst med tanke på att styrelseledamöterna skiftar genom åren.
Det får nog anses ligga inom styrelsens uppdrag att måna om föreningens medlemmar, inom rimliga gränser naturligtvis. En blomma vid särskilda tillfällen är en mycket rimlig och trevlig liten gest. Millimeterrättvisa kan av naturliga skäl inte uppnås.
Hej Lennart. Om det har begåtts felaktiga beslut (ärende som ska tas på stämma har beslutats på styrelsemöte, + ytterligare flera beslut angående tillbyggnader) och detta har inte kommit medlemmarna i BRF till kännedom. Vem kan och får informera medlemmarna? Kommer aldrig denna information fram till medlemmarna? Får man som medlem framföra detta på årsmötet när valberedningen lägger fram förslag på personer som ska väljas. Eller ska man ge skriftlig information till medlemmarna före årsmötet? Styrelsen har ju inte informerat medlemmarna om att de beslutat felaktigt.Protokollen får ju inte medlämmarna se.Hur gör man som medläm före årsmötet för få ut sann information.Hoppas på svar.MVH Lennart Svensson.
Det är främst på föreningsstämman man har möjlighet att föra fram kritik mot styrelsen, och till medlemmarnas kännedom. Allra bäst är i formen av en motion, då sprids ju budskapet till alla medlemmar. Men även muntligt direkt på stämman, men det når ju då bara de som är närvarande. Ett alternativ kan vara (om tiden är knapp) att själv informera medlemmarna genom egenhändig utdelning eller anslag. Det är inte förbjudet. Risken är dock att man då kan uppfattas som ”rättshaverist”, om det är en komplicerad fråga som är svår att förklara.
Men det är alltså på föreningsstämmorna som denna typ av problem ska handläggas, och lösas, genom stämmobeslut och ev förändrad styrelsesammansättning.
Man ska inte heller glömma möjligheten att diskutera och påtala felaktigheter med revisorn, dock inte alltid säkert att revisorn förstår problemet.
Hej!
Jag har några funderingar, Kring om en ordförande ien Brf har rätt att besluta utan att alla ledamöter är med?
Vad behövs för underlag när hyresgäster byter bostäder, vem kan bestämma det bytet mellan hyresgästerna i en styrelse? Ska detta beslut protokollföras?
Ordförande ska sammankalla till möten men utgår endast när det passar honom, helger är bäst för han. Resterande ledamöter önskar en vardagkväll , ska han då strunta i vad vi önskar?
De gångerna vi röstar för ett beslut, då ska det protokollföras vilka som var emot. Men visst ska det framgå också varför de var emot?
Mvh Laila
Rent generellt gäller att alla beslut ska fattas av styrelsen gemensamt, på ett styrelsemöte som protokollförs. Alla ledamöter ska kallas och ges möjlighet att närvara. Detta enligt Föreningslagen.
I praktiken kanske inte alla kan komma, det är då ev suppleanter ska träda in.
Att komma överens om lämpliga mötesdagar kan vara knivigt, men man måste försöka komma överens, eller rösta om lämpliga dagar. Dock bör ordföranden själv kunna deltaga, men i undantagsfall vice ordföranden.
Angående ”byte av hyresgäster” så är det ett styrelsebeslut som alla andra, och även frågan om godkännande av nya medlemmar, och skall protokollföras. Alla beslut ska protokollföras, men det räcker att notera vilket beslut som fattades, inte vem som röstade för eller emot. Endast om någon väljer att ”reservera sig” mot ett beslut ska det antecknas i protokollet att denna reserverade sig. Vill personen dessutom motivera sin reservation kan denne lämna in en skriftlig förklaring som då ska bifogas protokollet. En reservation måste meddelas innan styrelsemötet avslutas, men den skriftliga motivationen kan lämnas senare.
Notera här att alla som deltar på ett styrelsemöte faktiskt blir medansvariga till alla beslut, även om man röstar emot. Enda sättet att inte bli medansvarig är att reservera sig, och få det protokollfört. Viktigt!
Hej.
Jag är ledamot i en BRF.
Då jag suttit i två år är det dags för omval eller nyval.
Har fått fråga från valberedningen om jag vill fortsätta vilket jag svarat ja på.
Nu motsätter sig vår ordförande detta.
Vad händer på stämman?
Kan han påverka valberedningens förslag?
Det som rimligen borde hända är att valberedningen står fast vid sitt förslag, och att ordföranden möjligen på stämman föreslår en alternativ kandidat till dig, och så blir det omröstning. Ordföranden (eller vem som helst på stämman) är i sin fulla rätt att framföra ett alternativ till valberedeningen förslag.
Ordföranden har naturligtvis också möjlighet att påverka valberedningen innan stämman, så att de ändrar sitt förslag. Det är inte förbjudet, och det kan alltså vem som helst göra. Det är upp till valberedningen själva att avgöra hur de ska hantera sitt förslag. Och därefter får medlemmarna på stämman välja.